Võib vist julgelt väita, et endiselt hõlmab suurema osa raamatupidaja ajast töö kuludokumentide ehk ostuarvete sisestamisega. Olgu siis dokumendiks e-posti teel saabunud PDF arve või pabertšekk.
Kuigi me sooviks, et raamatupidamises toimiks juba praegu ostuarvete menetlemine täiesti paberivabalt, ei ole see veel kaugeltki nii. Endiselt tuleb ette ka seda, et e-posti teel saabunud arved prinditakse välja ning viiakse paberkujul raamatupidajale. Rääkimata siis dokumentidest, mis juba algselt jõuavad saajani paberil.
Keskendume sel korral justnimelt pabertšekkidele, kuid sama praktika on rakendatav kõikidele kuludokumentidele, mis saabuvad ostjani kas paberi, pildi või PDF arvena.
Tüüpiliselt on 4 erinevat viisi, kuidas pabertšekk raamatupidajani jõuab:
- Pabertšekid toimetatakse raamatupidajale.
- Pabertšekist tehakse pilt ning saadetakse e-postitsi või kasutatakse jagatud kausta (Dropbox, Google Drive nt).
- Tšekist tehakse pilti ning laadidakse üles Ootel ostuarved lehele.
- Kasutatakse tšekihaldustarkvara (nt Costpocket, Envoice).
Alljärgnevalt on välja toodud eri protsesside võrdlus ning nende tegevuste plussid-miinused:
| Tegevus | Plussid | Miinused | |
| Pabertšekid toimetatakse raamatupidajale | – tšekkide kogumine – tšekkide toimetamine raamatupidajale – tšekkide käsitsi sisestamine |
– puuduvad | – tšekk tuleb raamatupidamisprogrammi käsitsi sisestada – mõni tšekk võib olla kadunud – tšekipaber tuhmub aja möödudes ning info kaob |
| Pabertšekist tehakse pilt ja laetakse üles pilve | – tšekkide pildistamine – tšekkide üleslaadimine pilve – tšekkide käsitsi sisestamine raamatupidamisse |
– tšekist säilib pilt – kuna pildid tšekkidest laetakse kohe üles pilve, väheneb võimalus, et mõni tšekk on kadunud – tšekid arhiveeritakse pilves |
– tšekk tuleb raamatupidamisprogrammi käsitsi sisestada
|
| Tšekist tehakse pilti ning laadidakse üles Ootel ostuarved lehele | – tšekkide pildistamine – tšekkide üleslaadimine Ootel ostuarved lehele – tšekkide käsitsi sisestamine raamatupidamisse |
– tšekist säilib pilt – pilt jõuab automaatselt SmartAccountsi – pilt salvestub SmartAccountsis ostuarve juurde – väheneb võimalus, et mõni tšekk on kadunud |
– tšekilt andmete käsitsi sisestamise vajadus |
|
Envoice/ Costpocket/ Banqup |
– tšekkide pildistamine – tšekkide edastamine kuluhaldustarkvara rakenduse kaudu – tšekkide automaatne digiteerimine – tšekid automaatselt raamatupidamisse |
– tšekist säilib pilt – tšekk digiteeritakse kuluhaldustarkvaras (nt Envoice või CostPocket) – peale digiteerimist jõuab dokument automaatselt raamatupidamisprogrammi – kogu tšekihaldus on automatiseeritud ja mugav – kogu tšekihaldus on automatiseeritud ja mugav |
– puuduvad |
Kuidas aktiveerida liides kuluhaldustarkvaraga?
Võrdlusest on näha, et kuigi ka SmartAccountsi enda tšekiäpi kasutamine annab paremaid tulemusi lihtsalt tšekkide pildistamisest, on kõige efektiivsem töövoog kuludokumentide menetlemine kuluhaldustarkvara abil.
SmartAccountsil on olemas liidesed Envoice, CostPocket, Banqup tarkvaradega. Kuluhaldustarkvaradel on olemas mugavad rakendused tšekkide pildistamiseks ning peale digiteerimist jõuavad tšekid ka kenasti raamatupidamisprogrammi. Seega jääb sellise lahenduse kasutamisel ära väga palju tüütut käsitsi arvete-tšekkide sisestamist.
Kuluhaldustarkvarade võimekust igapäevaste tööprotsesside efektiivistamisel kiidavad ka SmartAccountsi kliendid.
Loe rohkem blogist:
Raamatupidamistarkvara kliendi lugu – Mööblimasin
Aktiveerin kohe kiirema lahenduse
- Tutvun Envoice liidese aktiveerimise juhendiga
- Tutvun CostPocket liidese aktiveerimise juhendiga
- Tutvun Banqup liidese aktiveerimise juhendiga
SmartAccounts raamatupidamisprogramm on sobivaim valik väikese ja keskmise suurusega ettevõtete igapäevase raamatupidamise korraldamiseks.
Küsimuste korral kirjuta info@smartaccounts.eu või helista 660 3303.
