Enamik raamatupidamistarkvaradest pakub kasutajale lahkesti võimalust tarkvara prooviperioodi vältel tasuta katsetada ja sellega tutvuda. Prooviperioodi pikkus varieerub reeglina kahest nädalast 30 päevani, mis on selgelt seatud eesmärgi korral täiesti piisav aeg, et saada huvi pakkuvast tarkvarast ülevaade. Kui juba alguses on paika pandud eesmärk, mida prooviperioodil saavutada soovitakse, on selleni kindlasti ka lihtsam jõuda.
Alljärgnevalt annamegi Sulle mõned näpunäited, kuidas prooviperioodist maksimum võtta, mida tähele panna ning kuidas ikkagi veenduda, et tarkvara on Sulle ja Sinu ettevõttele tervikuna sobiv.
1. Testi läbi piirjuhud
Kui Sa juba tead, et Sinu ettevõttes on mingid toimingud, mis on keerukamad või on küsimusi tekitanud ka varasemalt, siis testi need juhud kindlasti esimeste seas uues tarkvaras läbi. Kui Sa ise lahendust ei leia, siis kontakteeru aegsasti klienditoega, et nad aitaks sobiva lahenduse leidmisel.
Hea on, kui võimalikud kitsaskohad selguvad juba testimise käigus – selliselt välistad ebameeldivad üllatused faasis, kus juurutusprotsess on juba lõpule viidud.
2. Suhtle klienditoega
Suhtle juba alguses aktiivselt klienditoega ning uuri välja kanalid, mille kaudu on võimalik abi küsida. Kui eeltöö on tehtud, saad kindel olla, et probleemide korral on Su tagala professionaalse klienditoe abil kindlustatud.
*SmartAccountsi tasuta klienditoega saab kontakteeruda nii telefoni kui e-posti teel. Lisaks on rakendusse sisse ehitatud ka kontaktivorm, mille kaudu küsimus teele saata.
3. Tutvu abimaterjalidega
Teinekord soovid leida oma küsimusele ise vastuse. Seetõttu on oluline tutvuda kohe abimaterjalidega ning veenduda nende kättesaadavuses. Välja tasuks uurida see, millisel kujul abimaterjalid olemas on. Kas selgitused on piisavad ja arusaadavad. Hea on ju teada, et saad iseseisvalt abi leida ka siis, kui klienditugi juba selleks päevaks töö lõpetanud on.
*SmartAccountsis on abimaterjalid üleval avalikus veebis, samuti on viide juhendtekstile rakenduses sees igal ekraanil. Lisaks on meil palju blogipostitusi reaaleluliste näidetega ning ka Youtube kanal, kust on leitavad videojuhendid.
4. Tutvusta tarkvara ka teistele töötajatele
Iga uus on keeruline ning iga muutus raske, aga seda ainult alguses. Juhul, kui lisaks Sinule hakkavad tulevikus tarkvara kasutama ka teised töötajad, tutvusta lahendust juba aegsasti ka neile ning kaasa nad testimisprotsessi. Selliselt on peale prooviperioodi tööga juba lihtsam alustada ning muudatus võetakse kindlasti hõlpsamini vastu.
*SmartAccountsis saad ettevõttega siduda tasuta piiramatult kasutajaid, seda nii testperioodi vältel kui ka hiljem. See annab hea võimaluse kaasata juba testperioodis teisi töötajaid. Kasutajaid saab lisada rakenduses ‘Kasutajad ja grupid’ valiku kaudu.
5. Tutvu aruandlusega
Aruandluse vajadus ning spetsiifilisuse aste on ettevõtetel erinev. Kui oled harjunud eelnevalt kasutama mingit kindlat aruannet, siis vaata üle, kas ka uus tarkvara selliseid võimalusi pakub ning ehk selgub, et võimalusi on veel rohkemgi.
Kasuta testimisel ka reaalelulisi andmeid ning vaata üle, kas aruandlus, mida Sa nende andmetega kätte saad, on Sinu ettevõtte jaoks piisav.
6. Uuri, millisel määral on tarkvara seadistatav
Kui oled harjunud klientidele saadetavaid dokumente ise kujundama, siis oleks hea kontrollida, millisel määral on erinevad dokumendipõhjad kasutaja poolt seadistatavad ja muudetavad. Kui vahetad tarkvara poole aasta pealt, siis soovid kindlasti, et dokumentide (nt müügiarved) numeratsioon jätkuks sama loogika järgi – seega vaata, kas tarkvaras saab seadistada arvenumbrite loogikat vastavalt soovitule.
*SmartAccountsis saad seadistada nii arvenumbri genereerumise loogikat kui ka dokumendi järjekorranumbrit. Neile, kes ei soovi kasutada vaikimisi arvemalle, on loodud eraldi võimalus kujundada arvemall enda äranägemise järgi. Selleks on menüüvalik ‘Seaded’ – ‘Dokumendimallid’.
7. Kui paindlik on prooviperiood ning kas saad katsetada kõiki võimalusi
Prooviperiood on hea võimalus tarkvara kui terviku testimiseks. Ja loomulikult on suurem kasu sellest, kui saad testida tervet tarkvara funktsionaalsust ja mitte ainult osa sellest.
*SmartAccountsis kasutaja testperioodil proovida kogu funktsionaalsust, vajadusel ka API teenust (API teenus on vajalik teiste keskkondade liidestamiseks SmartAccountsiga). Piiranguid ei ole ka selles osas, millise perioodi andmeid või millises järjekorras täpselt SmartAccounts sisestada. Tööd ei pea alustama algsaldode sisestamisest ja käesolevast perioodist ning andmeid saab sisestada ka minevikuperioodidesse.
8. Uuri, mis saab sisestatud andmetest kui prooviperiood on läbi saanud
On täiesti võimalik, et prooviperioodil sisestatakse ainult testandmeid ning peale prooviperioodi lõppu polegi vajalik neid säilitada või kätte saada. Kui aga testimine toimus pärisandmetega ning sama andmebaasiga soovitakse edasi liikuda, siis oleks hea teada, kuidas täpselt tuleb toimida siis, kui prooviperiood on läbi saanud ning mis saab sisestatud andmetest.
*SmartAccountsis jäävad kõik sisestatud andmed andmebaasi alles senikauaks, kuniks kasutaja pole avaldanud soovi ning edastanud avaldust andmete kustutamiseks. Ehk isegi siis, kui prooviperiood on läbi saanud, saab rakendusse kenasti sisse logida ning andmeid näha. Samamoodi saab samade andmetega ka edasi minna. Ainumas, mis peale prooviperioodi teha tuleb, on valida sobiv maksustamisviis.
9. Võta aega
Kokkuvõtteks – võta testimiseks ja tarkvaraga tutvumiseks aega, see tasub end hiljem kuhjaga ära 🙂
SmartAccounts
SmartAccounts raamatupidamistarkvara pakub kasutajatele 30-päevast tasuta prooviperioodi.
- loo kasutaja
- tutvu tarkvaraga
- küsimuste korral kontakteeru meie sõbraliku klienditoega info@smartaccounts.eu / 660 3303.
