Teinekord tuleb ette olukordi, kus andmete kontrolli käigus selgub, et bilansikonto ‘Ostjatelt laekumata arved’ ning aruanne ‘Klientide tasumata arved’ ei lähe omavahel kokku. Sama võib juhtuda ka ‘Tarnijatele tasumata arved’ konto ning ‘Hankijate tasumata arved’ aruandega.
Kuna siin võib olla erinevaid põhjuseid, annamegi alljärgnevalt mõned soovitused, kuidas võimalikku viga hõlpsamini tuvastada.
1. Maksed sisestatud suuremas summas
Üheks sagedaseks põhjuseks, miks aruanne ja konto saldo ei klapi on see, et arvet on tasutuks märgitud suuremas summas, kui arve ise on. Seda võib ette tulla olukorras, kus klient ongi tasunud suurema summa, kuid enammakstud osa ei ole määratud ettemaksuks.
Praktikas näeks see välja selliselt, et eksisteerib arve summas 150 €, kuid klient tasub selle arve eest hoopis 160 €. Seejuures ei kajastata aga enammakstud 10 € ettemaksu lahtris, vaid märgitakse arve tervikuna tasutuks suuremas summas.
Tulemuseks on see, et konto saldot vähendatakse suuremas summas, kui arve sisestatud oli.
Selle tõttu tuleks mistahes enamtasutud summad alati märkida just ettemaksureale, nagu alloleval pildil näha:
Selle vea tuvastamiseks tuleb avada müügiarvete nimekiri ning seadistada kuupäevade vahemik sobilikuks (või eemaldada filtritest kuupäevade vahemik) ning järjestada ‘tasumata’ summa järgi kasvavalt – negatiivsete tasumata osadega arved ongi need, mis vajavad potentsiaalselt parandamist.
2. Tasumine enne arve kande kuupäeva
Erinevus võib tekkida ka siis, kui arve on tasutuks märgitud enne arve kande kuupäeva. Selliselt on tasumisega juba tasumata arvete kontolt kohustus maha võetud, kuid kohustus ise kajastub kontol alles tulevikus.
3. Pearaamatu kannetega sisestatud info
Tasumata arvete aruandes kajastub arvetega sisestatud info. Juhul, kui otse kontole on käsitsi lisatud pearaamatu kandeid, siis need aruandes ei kajastu. Erinevus tekib olukorras, kus nende kannete deebet- ja kreeditsaldo ei ole 0 ning saldo jääb üles.
Selle vea tuvastamiseks tuleb vaadata pearaamatu konto väljavõtet ning otsida, kas mõne kande alusdokument algab lühendiga PR.
4. Esineb arveid, mille võlakontoks ei ole ‘Ostjatelt laekumata arved’
Soovitame üle kontrollida ka selle, kas kõikide klientide võlakontoks on määratud see konto, mille saldot tasumata arvete aruandega võrreldakse.
Seda, millised võlakontod on klientidele määratud, saab hõlpsalt kontrollida valides ‘Ost/müük’ – ‘Kliendid’ ja edasi nupud (Rohkem – Ekspordi). Avanevas failis on mugavalt näha kõikide klientide võlakonto kood.
5. Kande või arve kuupäev
Segadus võib tekkida ka kande ja arve kuupäevade erinevusest, ehk siis olukorras, kus arve väljastamise kuupäev erineb arve kande kuupäevast.
Selle vea välistamiseks tuleks tasumata arvete aruanne sellise kontrolli teostamiseks koostada kande kuupäeva järgi.
6. Valuutaarved
Kui teadaolevalt eksisteerib ka valuutaarveid, siis selleks, et aruanne oleks võrreldav pearaamatu kontoga, tuleks valuuta filtrisse valida kindlasti ‘Kõik (alusvaluuta EUR)’.
7. Veel
Kui need meetmed siiski lahendust ei too, siis tuleks juba konkreetselt võrrelda omavahel bilansikonto väljavõtet ning tasumata arvete aruannet.
Et välja selgitada, millisest kuupäevast alates erinevus tekib, võib edasi võrrelda käibeandmikku päevade lõikes (valides Grupeeri päevad: Jah) ning ‘Klientide tasumata arved’ aruannet vastavate päevade kohta.
Kui tuvastatakse perioodi vahemik, millal erinevus on tekkinud, on juba lihtsam ka leida konkreetseid arveid või tehinguid, millest viga tekib.
Käibeandmik on leitav menüüpunktis ‘Pearaamat’ – ‘Käibeandmik’ ning tasumata arvete aruanded ‘Aruanded’ – ‘Muud aruanded’ alt.
Küsimuste korral võta kindlasti ühendust telefonil 660 3303 või kirjuta info@smartaccounts.eu.
Loe lisaks:
Majandusaasta lõpetamise toimingud SmartAccountsis
Näpunäiteid majandusaasta aruande koostamiseks
