Aeg-ajalt juhtub ikka nii, et mõni arve jääb kliendil kahe silma vahele ning seetõttu tähtajaks tasumata. Sellisel juhul tuleb paratamatult saata teele tasumata arve meeldetuletus ning paluda kliendil lahkesti tasumine teha.
Kuigi SmartAccountsis puudub võimalus koostada päris automaatne tasumata arvete meeldetuletus, on siiski erinevaid võimalusi, kuidas kliente võlgnevusest teavitada.
Näiteks võib:
- saata kliendile võlas olev arve koos vastava e-kirja malliga
- saata kliendile saldoteatis
- saata kliendile väljavõte tasumata arvete nimekirjast
1. Võlgnevuse meeldetuletus vastava e-kirja malliga
Esimene lahendus on saata kliendile uuesti võlas olev arve koos vastava e-kirja malliga.
Uue e-kirja malli loomine
Uue kirjapõhja saab sisestada Seaded – E-Kirjad menüüpunktis. E-kirja tekst ning seadistus võiks välja näha näiteks alljärgnev:
Loe pikemalt saad e-kirja mallide koostamise kohta
Meeldetuletuse saatmiseks:
- ava müügiarvete nimekiri (Ost/müük – Müügiarved)
- filteeri välja üle tähtaja arved ja märgista need
- klikka nupule Rohkem ning seejärel Saada
Kirja saatmisel tuleks tähele panna, et müügiarve malliks oleks määratud äsja loodud kirjapõhi.
NB! Kui kliendil on mitu tasumata arvet, siis saadetakse iga arve eraldi e-kirjaga.
2. Saldoteatis
Teiseks võimaluseks on saata kliendile tasumata arvete meeldetuletus saldoteatisena.
Saldoteatise vaikimisi tekst on võimalik eelnevalt sobivaks muuta seadete all (Seaded – Parameetrid – Saldoteatis – Saldoteatise vaikimisi tekst).
Saldoteatisele jõuab info kompaktselt kõikide tasumata arvete kohta, küll aga ei ole saldoteatist võimalik saata välja otse tarkvarast. Saldoteatise dokument tuleb eelnevalt alla laadida ning seejärel eraldi välja saata.
Teatise saab koostada valides Aruanded – Muud aruanded – Saldoteatis
3. Tasumata arvete aruanne
Kolmandaks võimaluseks on saata kliendile väljavõte klientide tasumata arvete aruandest (leitav Aruanded – Muud aruanded – Klientide tasumata arved).
Aruandel sisaldab infot kõikide tasumata arvete kohta, küll aga ei ole sarnaselt saldoteatisele võimalik aruannet välja saata otse tarkvarast. See tuleb samuti eelnevalt alla laadida ning seejärel eraldi saata.
Küsimusi/ettepanekuid
Kirjuta meile info@smartaccounts.eu
