Perioodilised arved – KKK

Juhendid

Perioodiliste arvete juhend

Müügiarvete juhend

Millisele e-posti aadressile saadetakse perioodilised arved, kui on aktiveeritud arvete automaatne saatmine?

Perioodilised arved saadetakse alati sellele e-posti aadressile, mis on märgitud kliendikaardile ning arvestatakse ka seda, millisele e-posti aadressile viimati kiri saadeti. Ehk siis, kui kliendikaardile on märgitud kaks erinevat e-posti aadressi, saadetakse kiri automaatselt sellele e-posti aadressile, mida viimati kirja saatmisel kasutati.

Kui kliendikaardile on salvestatud üks aadress, saadetakse kirjad alati sellele e-posti aadressile.

Kuidas muuta perioodilise arve saaja e-posti aadressi?

Arve saatmisel võetakse andmed kliendikaardilt (Ost/Müük – Kliendid – Klient – Kontaktandmed)  ja saadetakse viimati kasutatud e-posti aadressile.

Kui kliendikaardil on vaid üks e-posti aadress, siis tuleb teha parandused kliendikaardil kustutades olemasoleva e-posti aadressi ja lisades uue. Sellisel juhul saadetakse järgmine arve uuele e-postiaadressile.

Kui kliendikaardil on mitu e-posti aadressi, siis tuleks vana e-posti aadress andmetest üldse kustutada ning jätta alles vaid üks e-posti aadress, mis on korrektne. Selliselt kasutatakse arve saatmisel just seda üht ja uut e-posti aadressi. 

Kuidas siduda perioodiline arve kindla e-kirja malliga?

Perioodiliste arvete saatmisel võetakse vaikimisi kirjapõhjaks nimekirjast esimene müügiarvele mõeldud e-kirja mall (eeldusel, et muid piiranguid ja seadistusi pole tehtud).

E-kirja põhjad järjestatakse seejuures tähestikulises järjestuses. Kui on vaja, et perioodiliste arvete saatmisel kasutatakse alati kindlat malli, siis tuleks müügiarvetele mõeldud mallid nimetada ja järjestada näiteks selliselt (lisades nimetusse ka järjekorranumbri):

• 1. Perioodiline arve
• 2. Müügiarve

Lisapiirangud

Juhul, kui kliendikaardil on määratud dokumendimalliks näiteks inglise keel ning e-kirja mallides (Seaded – E-kirjad) on määratud, et ingliskeelne kirjamall on seotud ingliskeelse dokumendimalliga, siis arvestatakse ka arve automaatsel saatmisel selle seadistusega. 

See töötab nii manuaalsel kui automaatsel saatmisel ühtemoodi.

Mis juhtub, kui sama dokumendimall on määratud mitmele e-kirja mallile?

Kui sama dokumendimall on määratud mitmele e-kirja mallile, kasutatakse selle dokumendimalli puhul seda e-kirja malli, mis on Seaded – E-kirjad menüüpunktis nimekirjas esimene müügiarvele tehtud e-kirja põhi.

Kui on soov kasutada mitut e-kirja põhja, peaks iga e-kirja põhjaga olema seotud ka erinev dokumendimall.

Kas perioodiliste arvete automaatsel saatmisel saab kirja saata ka BB või CC aadressidele?

Automaatsel saatmisel on toetatud vaid ühele kliendi aadressile saatmine ning mitut kliendi e-posti aadressi seadistada ei saa. Kui on vaja arve edastada mitmele e-posti aadressile, siis saab toimida selliselt, et saata arve automaatselt välja ühele kliendi aadressile ning seejärel saata teisele aadressile arve käsitsi juurde juba konkreetse müügiarve pealt klikates nupule „Saada“. 

Kas perioodiliste arvete manuaalsel saatmisel saab määrata kirja saajaks mitu e-posti aadressi?

Perioodiliste arvete manuaalsel väljasaatmisel on võimalik e-posti lahtrisse sisestada mitu e-posti aadressi.

Miks saadetakse mõne kliendi puhul perioodilised arved e-posti aadressile ning mõnel juhul e-arvena?

Perioodiliste arvete automaatsel saatmisel saadetakse arve e-arvena ainult juhul, kui nii saatjal kui saajal on aktiveeritud e-arve teenus (ehk et arve saaja on samuti märkinud, et võtab e-arveid vastu). Muul juhul saadetakse arve e-postile. Kui automaatne saatmine aktiveeritud pole, siis saadetakse e-arved e-postitsi.

NB! Kui eelmainitud tingimused on täidetud, kuid arvet sellest hoolimata e-arvena ei saadeta, tuleks toimida järgnevalt:

1. proovida genereerida e-arve vajutades arvel ‘Rohkem – e-arve’
2. proovida arve käsitsi e-arvena välja saata.

Kui e-arve genereerimine ja saatmine ebaõnnestub, siis annavad aimu põhjustest rakenduse poolt kuvatavad veateated.

Kui tegu on tüüpilise olukorraga, kus kontol on määramata vaikimisi e-arve makse konto, siis selle seadistuse saab teha Seaded – Maksed – Pangakontod lehel, avades oma ettevõtte soovitud pangakonto ning linnutades vastava valiku. Vaikimisi pangakonto saab olla ainult üks pangakontodest ja selle saab määrata enda eelistuse järgi.

Kuidas käituda, kui klient võtab küll e-arveid vastu, aga ei soovi siiski e-arvet, vaid arvet e-postitsi?

Siin on 2 lahendust:

1. Peale perioodiliste arvete koostamist saata kliendi e-postile arve lisaks käsitsi müügiarve pealt, sel juhul saab klient nii e-arve kui pdf-arve
2. Seadistada uus perioodilise arve liik, millel pole arve automaatne saatmine aktiveeritud ning peale perioodiliste arvete koostamist saata kliendi e-postile arve käsitsi müügiarve pealt. Sellisel juhul kliendile e-arvet ei saadeta ja klient saab ainult pdf-arve.

Kuidas seadistada seda, et perioodiliste arvete koostamisel tasaarveldataks kliendi ettemaks ning arve automaatselt?

Selleks tuleb perioodilise arve lepingu peal (Ost/müük – Perioodilised arved – Kliendi leping) linnutada ära valik ‘Tasaarvelda’.

Kuidas lisada perioodilise arve väljatrükile periood?

Kui kasutatakse SmartAccountsi vaikimisi dokumendimalle, saab perioodi kuvamise aktiveerida Seaded – Dokumendimallid – Perioodilised arved:näita perioodi – Kuupäevad. Periood trükitakse kujul:“pp.kk.aaaa – pp.kk.aaaa”

Kui tegu on ettevõttepõhise dokumendimalliga,tuleb mallile lisada parameeter [Dok.PerArvePeriood] või [Dok.PerArveAlgus] ja [Dok.PerArveLõpp]. 

Kas perioodilise arve perioodi seadistust on võimalik muuta?

Perioodilise arve perioodi ei ole võimalik kasutajal muuta. Perioodiks on võimalik valida kas täiskuu, kalendriaastaga perioodiga kattuv kvartal või täisaasta. Poolest kuust alates perioodi või kalendriaastaga mitte kattuvat perioodi ei ole võimalik seadistada. Seega saab kvartal olla 01.01-31.03, mitte näiteks 1.11-31.01 jne.

Mis juhtub, kui on aktiveeritud perioodiliste arvete automaatne koostamine ning saatmine, kuid osades lepingutes on märgitud summa muutuvaks?

Kui arverea summa on muutuv, siis koostatakse arved automaatselt, kuid neid välja ei saadeta.

Koostatud arvete kohta lisatakse avalehele teavitus. Arved tuleb siis üle kontrollida, vajadusel täiendada ning seejärel juba käsitsi välja saata.

Mis juhtub, kui vahepeal eemaldatakse automaatse koostamise/saatmise linnukesed ning mõne aja pärast lisatakse uuesti?

Kui automaatse koostamise või saatmise linnukesed vahepeal eemaldatakse ning lisatakse mõne aja pärast uuesti, siis koostatakse automaatselt vaid sellised arved, mille seadistatud koostamise kuupäev jääb peale linnukese taasaktiveerimist.

Kuidas arvutatakse perioodilisel arvel kuutasu, kui leping ei kesta tervet kuud?

Kui leping ei kesta tervet kuud, arvestatakse tasu proportsionaalselt nende päevade eest, mil leping kehtiv oli.

Tutvun perioodiliste arvete juhendiga