E-arveid saadetakse üha rohkem ning e-arve saajaks ei pruugi alati olla vaid ettevõte. Nii näiteks võib olla vajadus e-arveid saada ka eraisikutele internetipanka (näiteks ajalehe tellimused).
Järgnevalt kirjeldame kuidas ja milliseid seadistusi teha SmartAccountsis ja Finbites, et e-arvete liiklus internetipanga suunal kenasti tööle panna.
- Tegevused Finbites
- Tegevused SmartAccountsis
- Viitenumbrid
- Sobiva e-arve kanali seadistamine kliendikaardil
- E-arve kanali info importimine failist
- E-arve makse konto
- Perioodilise arvelduse aktiveerimine
Tegevused Finbites
Alustada tuleb lepingu sõlmimisest Finbite arvekeskusega.
- Sõlmi leping Finbitega.
- Liigu arvekeskuses menüüpunkti Üldinfo – Seaded – Andmevahetus ERP-ga.
- Edasi märgista valik ERP-i juurdepääs lubatud. Peale salvestamist genereeritakse API võti, mis tuleb sisestada SmartAccountsi.
- Selleks, et arveid internetipanka saata, tuleb kindlasti avada müügiarvete seadete all pangakanalid.
Tegevused SmartAccountsis
Kui Finbitega on lepingu sõlminud ning iseteeninduses võti genereeritud, tuleb see sisestada Seaded – Liidetud teenused – Finbite lehele.
- Ava Seaded – Liidetud teenused lehekülg.
- Aktiveeri Finbite teenus ning sisesta API võti.
- Märgi ära valik Arved saadetakse automaatselt kliendile sobilikku kanalisse – selliselt ei jää e-arved Finbite keskkonda ootele, vaid saadetakse sealt automaatselt edasi.
- Lisaks märgista valik Hoia klientide arve saamise eelistusi SmartAccountsis – selliselt on võimalik SmartAccountsis kliendikaartidel määrata igale kliendile eelistatud e-arve saamise kanal.
- Jäta märgistamata valik Saada perioodilis arveid e-arvena vaid neid vastu võtvatele klientidele.
- Kui seadistus on välja lülitatud, siis saadetakse perioodilised arved e-arvena kõikidele klientidele, isegi kui nad e-arveid vastu ei võta. See võimaldab Finbitest arveid edasi saata näiteks internetipanka või mõnda teise seadistatud kanalisse (näiteks eraisikutele internetipanka e-arvete saatmine).
Viitenumbrid
Järgmisena aktiveeri kliendipõhised viitenumbrid (Seaded – Parameetrid). Selliselt luuakse klientide sisestamisel juba klientidele ka viitenumbrid. Viitenumber on vajalik arvete internetipanka saatmiseks.
Olemasolevad kliendid, kellel pole viitenumbrit
Kui viitenumbreid tuleb genereerida klientidele, kes juba andmebaasis eksisteerivad, toimi järgnevalt:
- Ava Seaded – Parameetrid – Viitenumbri tüüp ja pikkus.
- Vali Klient, pikkus (kohtade arve on vabalt valitud, 6-12 kohta).
- Salvesta.
- Ava Seaded – Hooldus lehekülg ja liigu jaotisesse Genereeri Klientidele viitenumbrid ning genereeri viitenumbrid.
Uued kliendid
Kui kliente veel andmebaasis pole, siis luuakse viitenumber automaatselt kliendi sisestamisel eeldusel, et enne klientide andmebaasi sisestamist on viitenumbrid aktiveeritud.
- Ava Seaded – Parameetrid – Viitenumbri tüüp ja pikkus.
- Vali Klient, pikkus (kohtade arve on vabalt valitud, 6-12 kohta).
- Salvesta.
Kliendikaardil e-arvete edastamiseks sobiliku kanali seadistamine:
Kanali seadistamine käsitsi (sobilik juhul, kui kliente on vähem)
- Ava Ost/müük – Kliendid.
- Ava kliendikaart.
- Vali vaikeväärtuse all kliendile sobilik kanal (valik Saada e-arveid Finbite kaudu).
- Kliendile saab määrata ühe eelistatud kanali:
- arvekeskus
- internetipank
- e-post
- tavapost
- Salvesta muudatus.
Kui kliendikaardil on valitud sobilik e-arve kanal ning Seaded – Liidetud teenused all on määratud, et arved edastatakse automaatselt kliendile sobilikku kanalisse, siis ei ole enam vajadust täiendavalt sisse logida e-arvekeskusesse, vaid arved liiguvad kliendi kätte otse SmartAccountsist.
Kui arvete kohaletoimetamisega peaks probleeme olema (e-posti aadress on vigane, kliendi pangakonto on vigane jne), saab infot nende probleemide kohta juba arvekeskusest.
Kanali importimine failist (sobilik juhul, kui kliente veel andmebaasis ei eksisteeri või neid on palju)
- Impordi SmartAccountsi kliendid (Ost/müük – Kliendid – Rohkem – Impordi).
- Failis on oluline määrata klientide e-arve kanaliks BANK (ehk internetipank).
- Sisestada igale kliendile korrektne IBAN
- Täita veerud Linn ja Aadress 1.
Tasub veel mainida, et klientide import ei valideeri pangakontot ja aadressi nii rangelt, kui teeb seda kasutajaliides juhul kui e-arve kanaliks on määratud Internetipank. Seega tasub faili koostamisel veenduda, et nii korrektne pangakonto kui ka aadress oleks täidetud.
Kõige lihtsam viis korrektne faili struktuur kätte saada oleks sisestada mõni klient süsteemi käsitsi läbi kliendi sisestamise ekraanivormi ning seejärel eksportida Exceli fail ning seda täiendama asuda.
Sisestatud klientide faili leiab klientide nimekirjast Rohkem – Ekspordi kaudu või klientide impordi lehelt (Rohkem – Impordi -> Ekspordi).
E-arve kanali Internetipank kohustuslikud andmed
Et arveid saaks tõrgeteta internetipanka edastada, tuleb üle kontrollida, et oleks täidetud kohustuslikud andmed:
Internetipank
- Kliendipõhine viitenumber (ettevõtete puhul registrikood). Kui nii viitenumber kui registrikood puuduvad, siis ei ole võimalik arvet internetipanka saata.
- Korrektne IBAN
- Linn
- Aadress 1
E-arve makse konto
E-arve standard näeb ette, et üks pangakonto peab olema n-ö peamine pangakonto, seega tuleb Seaded – Maksed – Pangakontod lehel määrata, milline pangakontodest on vaikimisi e-arve makse konto (juhul, kui ettevõttel on pangakontosid rohkem). Samuti on oluline, et pangakontol, mis on määratud e-arve makse laekumise vaikimisi kontoks, oleks määratud ka ‘Näita arvel’ linnuke (ehk seda pangakontot kuvatakse ka arvel).
Selliselt on seadistused tehtud ning saab hakata edastama arveid internetipanka. Üksiku arve edastamiseks tuleb müügiarvel valida Rohkem – Saada e-arve. Kui tegu on aga rohkemate samasisuliste arvetega, soovitame aktiveerida perioodilise arvelduse.
Perioodilised arved
- SmartAccountsis tuleb luua esmalt perioodilise arve liik ning sisestada üks perioodilise arve leping (Ost/müük – Perioodilised arved).
- Loodud lepingu pealt vajutada Kopeeri paljudele ning kopeerida sama leping ka ülejäänud klientidele (eeldusel, et kõikidel klientidel on samasisuline leping).
- Automaatselt genereerida arved (perioodilise arve liigi peal on seadistatud automaatne genereerimine).
- E-arved manuaalselt välja saata (Ost/müük – Müügiarved – Rohkem – Saada e-arved kaudu).
Rohkem infot perioodiliste arvete kohta:
Küsimuste korral
Küsimuste korral kirjuta meile info@smartacconts.eu või helista telefonil 660 3303.
