Alustava ettevõtte tegevus on alguses enamasti väikesemahuline ja sellepärast ei näe paljud väikeettevõtjad tarvidust eraldi raamatupidamistarkvara järele. See aga ei tähenda, et vajadus selle järgi tegelikult puuduks.
Nii väiksema kui ka keskmise suurusega ettevõtetele on ka algfaasis erinevad automatiseeritud süsteemid, sealhulgas raamatupidamistarkvara, suureks abiks.
Et sinu kui alustaja jaoks on ettevõtlusmaailmas palju uut ja valikute tegemine ei ole lihtne, siis tuleme sulle raamatupidamistarkvara valimisel appi. Järgnevatele küsimustele vastates saad aimu, millist tarkvara sul vaja läheb.
Kui suur on su ettevõtmine?
Raamatupidamistarkvara valikul mängib olulist rolli ettevõtte suurus ja tegevusala. Alustajana vali tarkvara, mis on mõeldud väikese ja keskmise suurusega ettevõtetele, vältides sellega ajakulu, mis keerukamate programmide seadistamiseks ja selgeks õppimiseks vaja läheks.
Teisalt – kui su ettevõte on juba piisavalt suur, siis pelgalt raha kokkuhoiu mõttes ei ole mõtet valida tarkvara, mis üsna pea sinu vajadustele kitsaks jääb. Alati võiks mõelda kaugemale.
Milliseid funktsioone on sul vaja?
Kas sul on vaja ainult müügiarveid väljastada või on ettevõttel rohkem kui üks töötaja ja sa vajad ka palgaarvestust? Samuti on mugav ja kasulik ära seadistada makseprotsessid. Nii saad ära hoida vigu, mis andmeid käsitsi sisestades tekkida võivad.
Ka palgaarvestus võib olla käsitsi tehes üksikasjalik ja tüütu protsess, anna see ülesanne parem programmile.
Tarkvara valimisel otsusta kindlasti nende funktsioonide kasuks, mis on vajalikud sinu ettevõtte käigus hoidmiseks ja kasvatamiseks.
Kas programmiga koos pakutakse ka kasutajatuge?
Raamatupidamistarkvara pakkuja peab olema usaldusväärne ja tarkvara jooksvalt, näiteks käibemaksumäära muutudes, uuendama. Sa ei pea sellistele asjadele ise mõtlema ja seadistusi tegema. Klienditugi peab olema kättesaadav ja probleemi ilmnedes sind aitama.
Kuidas toimub hinnastamine?
Sageli arvatakse, et raamatupidamistarkvara soetamine on kulukas, kuid sellise investeeringu tasuvust tuleks alati mõõta pikas perspektiivis. Kui raamatupidamise protsess tarkvara abil automatiseerida, saab hoida kokku väärtuslikku aega, mis muidu kuluks näiteks käsitsi andmete sisestamiseks.
Sellegipoolest on erinevatel pakkujatel erinevad tingimused. Näiteks SmartAccountsil on olemas mahupõhine pakett – see tähendab, et sa maksad mahu eest, mida reaalselt kasutad, püsiv kuutasu puudub.
Hea mõte on võrrelda erinevate tarkvarade pakette ja peidetud kulusid. Kas erinevate funktsioonide ja moodulite nagu näiteks palgaarvestus, ladu, pakkumised, e-arved, lisakasutajad, tarkvara majutamine veebis jms on kasutajale lisatasu eest või on need juba paketi sisse arvestatud?
Kas soovid veebi- või arvutipõhist tarkvara?
Kui tegeled asukohavaba ettevõtlusega, vali veebipõhine programm – sa saad seda kasutada kõikjal, kus on olemas internetiühendus. Lisaks on kõik andmed salvestatud pilve, seega kui kohvitass arvuti üle ujutab, on andmed kättesaadavad teistest seadmetest.
Programmile pääseb ligi ka läbi nutitelefoni, mis teeb kasutamiskogemuse veelgi mugavamaks! Samuti jääb veebipõhise tarkvara puhul ära seadistamise vaev, sest seda pole vaja installeerida.
Samas on arvutipõhine tarkvara sinu jaoks olemas ka ajal, mil näiteks ilmastikuolude tõttu elekter mitmeks päevaks kadunud on. Hinda oma vajadusi ja tee valik.
Kas tarkvaraga saab ühendada teiste programmidega?
Mugavusega kaugele ei purjeta. Või kas ikka on nii? Ühe tarkvara teeb heaks võimalus ühildada seda erinevate väliste süsteemidega. Näiteks müügiarve koostamisel luuakse taustal automaatselt pearaamatu kanne ja sa ei pea ise pead murdma selle üle, kuidas arvet raamatupidamises kajastada.
Ja kui sa kasutad pangaliideseid, ehk ühendad pangakonto raamatupidamistarkvaraga, siis liiguvad tehingud pangast tarkvarasse samuti automaatselt.
Loe pangaliideste kohta lähemalt
Kas tarkvaraga pakutakse prooviperioodi?
Hea on tutvuda erinevate lahendusega, see aga tähendab, et tarkvara pakkuja peab võimaldama prooviperioodi, ükskõik siis kas tasuta või tasu eest.
Sellega seoses tasuks uurida, mis saab prooviperioodil sisestatud andmetest, kas need jäävad tarkvara soetades alles ja saad tööd jätkata või pead otsast alustama.
Mil määral on tarkvara seadistatav?
Uuri, kas tarkvara võimaldab seadistada erinevaid käibemaksumäärasid, müügiarve malle või muud, mida sinu ettevõtte spetsiifika eeldab.
***
Neile küsimustele vastates jõuad oma ettevõtte jaoks parima tarkvaravalikuni. Enne lõpliku otsuse tegemist loe aga kindlasti ka teiste jäetud tagasisidet nii programmi enda kui ka klienditoe jms kohta. Samuti võid küsitleda sõpradest-tuttavatest väikeettevõtjaid ja uurida nende kogemuse kohta erinevate tarkvaradega.
Ära unusta konsulteerida ka võimeka raamatupidajaga, kes oskab kindlasti omaltpoolt soovitusi anda lähtudes sinu ettevõtte eripäradest.
Kui sa pole aga kindel, millal oleks ikkagi õige raamatupidamistarkvara kasutusele võtta, loe, mida me selle kohta kirjutanud oleme.
