Palgaarvestus

Töötasude menüüpunkt on SmartAccountsi palgaarvestuse kõige olulisem funktsionaalsus. Sellel lehel on võimalik koostada töötajatele perioodilisi palgalehti ning siia alla koonduvad kokku ka sündmuste (puhkused ja puudumised) poolt loodud erakorralised palgalehed (nö vaheväljamaksed). Samuti tekivad nii netosummade kui ka tööjõumaksude maksekohustused selle funktsionaalsuse abil koostatud palgalehtedest.

Töötasude leheküljel on erinevad filtrid palgalehtedelt otsingute teostamiseks. Muuhulgas on üheks filtriks ka töötaja valik. Kui filtriribal on valitud töötaja, kuvatakse töötasude (palgalehtede) nimekirjas (veerus “Väljamaksed”) vastavale töötajale arvestatud töötasude summad koos kuupäevade ning bruto- ja netosummadega.

Palgalehe lisamine

Vajutades töötasude ekraanil nupul “Lisa uus”, kuvatakse uue kuu palgaarvestuse koostamise esimene ekraanivorm.
Ekraanil on valikud:

Töötasude periood

Esmalt valige periood, mille kohta soovite palgaarvestuse luua ning vajutage nuppu “Arvuta”. Seepeale leiab valitud perioodil süsteem kõik aktiivsed töötajad ning töötajakaardilt leitakse ka väljamaksed, mis vastava töötaja alla ka lisatakse. Kui töötaja saab palgatulu (töötajakaardil on valitud väljamakse liigiks “Tööleping”), arvestatakse töötasu suuruse leidmisel ka töötajale sisestatud perioodi puudumiste ning puhkustega. Muude väljamakseliikide korral sündmusi ei arvestata ning väljamakse brutosummad võetakse otse töötajakaardilt (näiteks “Juhatuse liikme tasu” või ka “Lisatasu”).

Lisavalikud

Loo väljamaksed ka puhkustele/puudumistele, mille põhjal ei ole veel väljamakset loodud. Kui see lahter linnukesega ära märkida, lisatakse lisaks töötajakaardilt leitud väljamaksetele antud palgalehele ka nende sündmuste väljamaksed, mille kohta veel väljamakset ei ole genereeritud. Oluline on seejuures puhkuse või puudumise õige perioodi määramine. Vaata ka: Puhkused ja puudumised SmartAccountsi palgaarvestuses.

Kui määratud perioodil leidub töötajaid, kellele on määratud töötajakaardil tunnitasulised kokkulepped, siis kuvatakse esmalt tunnitasude sisestamise tabelit:

ning seejärel avaneb palgaleht, millele on kantud kõik vastaval perioodil aktiivsed töötajad.

Iga perioodil aktiivse töötaja kohta kuvatakse tema töötasude andmed. Kasutajal on võimalik igale töötajale lisada uusi väljamakseliike ning muuta väljamakseliigi väljamakse kuupäeva, brutosummat ning maksuvaba tulu summat. Väljamakse liigist oleneb see, milliseid makse brutosummalt arvestada tuleb ning milline on väljamakseliigi kood Maksuametile esitatavas TSD Lisas 1.

Vajutades valikule Kuutasu, saab töötajale lisada kuutasulise väljamakse ning lisades Tunnitasu, tunnitasulise väljamakse ning töötatud tunnid.

Vaata väljamakseliikide kohta lisainfot ka: SmartAccounts palgaarvestuse väljamaksete liigid.

Väljamakse liik. Valik kõikidest võimalikest väljamakseliikidest. Kui töötajakaardil on vastavad töötasud märgitud, ei tohiks väljamakseridade käsitsi lisamiseks enamjaolt vajadust olla.

Väljamakse kuupäev. Kuupäev, mil perioodil arvestatud tasu reaalselt töötajale välja makstakse. Erinevatel perioodidel sama väljamaksekuupäevaga väljamaksete poolt loodavad maksekohustused koondatakse kokku ning neid on võimalik maksta panga- ja kassamaksete vahendusel. Väljamakse kuupäeva järgi leitakse ka TSD ja TSD Lisa 1 andmed. Väljamakse kuupäev määratakse töötajakaardilt leitud palgapäeva alusel.

Tunde. Töötunde kuvatakse tunnitasulise arvestusega töötajatel.

Tasu. Tunnitasu kuvatakse tunnitasulise arvestusega töötajatel.

Väljamakse brutosumma. Töötajale antud perioodil arvestatud brutosumma. Süsteem leiab brutosumma sisestamise peale automaatselt erinevad maksusummad ning töötajale makstava netosumma.

Sotsiaalmaks. Kui tarkvara poolt arvutatud sotsiaalmaksumäär pole sobilik, saab soovitud summa käsitsi vastavasse lahtrisse märkida. Kui töötajakaardil on märgitud lahter “Arvesta sotsiaalmaksu miinimumi”, antakse kasutajale hoiatus, kui vastavas perioodis ei ole töötaja kohta minimaalselt nõutud summa ulatuses sotsiaalmaksu makstud.

Maksuvaba tulu summa. Väljamakse perioodil arvestatud tulumaksuvaba tulu summa. Palgalehel võetakse maksuvaba tulu arvestamisel arvesse töötajakaardi seadistusi ning lähtutakse ühtlasi üldisest piirist 2100 €, mille ületamisel on maksuvaba tulu 0.00 (olenemata töötajakaardi seadistustest). Rakendus jälgib palgalehtede koostamisel igakuiselt väljamakseid ning nendele vastavat lubatud maksuvaba tulu. Kui ühel palgalehel on väljamakseid, mis jäävad erinevatesse kuudesse, siis kuvatakse maksuvaba tulu täitumist mõlemas perioodis.

Kui tarkvara leiab, et antud perioodil on kasutatud tulumaksuvaba miinimumi summa ületatud, antakse kasutajale vastavasisuline hoiatus.

Kui sotsiaalmaksu miinimumi või tulumaksuvaba miinimumi hoiatused ei ühti teie arvestuse põhimõtetega võib vastavad märked töötajakaardilt eemaldada või hoiatusi lihtsalt ignoreerida – töötasud salvestatakse vaatamata tarkvara poolt antud hoiatustele või soovitustele.

Objekt. Kui töötajakaardil on lepingusse määratud objekt, siis kantakse objekt automaatselt ka palgalehele. Igale väljamaksereale saab soovi korral määrata erineva objekti.

Hüüumärk. Kui väljamakse liigi kõrval kuvatakse väikest hüüumärki, tähendab see seda, et vastava väljamakse arvestusega on seotud arvutuskäigu kommentaare. Hüüumärgil klikates avatakse need kommentaarid lehekülje ülaosas. Arvutuskäigu kommentaarid kuvatakse peamiselt erinevate sündmustest tulenevate väljamaksete juures, kuid ka näiteks perioodilise palga puhul, kui töötaja ei ole kogu kalendrikuud töötanud (näiteks viibis ta sel perioodil ka 2 päeva palgata puhkusel).

Uuenda töötajate maksude seaded

Kui töötajate seadistused on ajas muutunud, kuid töötasude väljamakse on juba koostatud, võib maksumäärade korrigeerimiseks kasutada just seda funktsionaalsust. Näiteks on see kasulik juhul, kui peale töötasude arvestamist ning võib-olla ka juba pangamaksetega sidumist, leiate, et töötaja kogumispensioni seaded olid valed. Nupule klikates kuvatakse ka teavitus selle kohta, millise töötaja seadistused on muutunud. Oluline on peale seadistuste uuendamist kindlasti töötasude arvestus ka salvestada.

Palgaleht PDF kujul

Palgalehte on võimalik koostada kogu perioodi kohta kokku. Sel juhul koostatakse tarkvara poolt PDF fail, millele on kantud kõik ekraanilolevad töötajad koos nendele arvestatud töötasudega. Samuti on väljatrükki võimalik koostada ka vaid ühe töötaja kohta eraldi. Selleks on iga töötaja juures “Lisa väljamakse liik” kõrval link “Palgaleht”.

Vastava perioodi palgalehel kuvatakse ka kõik varasemalt samasse perioodi sisestatud töötasude arvestused. See teeb konkreetse perioodi palgalehtede ning arvestatud töötasude osas ülevaate saamise väga mugavaks. Ülaloleval pildil on näha töötajale juba varasemalt välja arvutatud väljamakse “Lisatasu”, mis ei tulene käesolevast palgalehest.

Palgalehe saatmine

Korraga kõikidele töötajatele palgalehe e-postitsi saatmiseks tuleb palgalehel valida Rohkem – Saada palgalehed.

Ühele töötajale palgalehe saatmiseks tuleb liikuda töötaja väljamakse juurde ning klikata ümbriku ikoonile.

Palgaleht inglise keeles

Palgalehe saatmiseks inglise keeles tuleb palgalehe edastamise ekraanil PDF malliks määrata Inglise keel (English).

Palgalehe muutmine, kui sellega on juba seotud pangamaksed

Seni, kuni töötasudest tulenevate maksekohustustega ei ole seotud makseid, ei ole muudatuste tegemine töötasudes keeruline. Kui esineb aga olukord, kus töötasude arvestust on vaja peale pangamaksete lisamist muuta, tuleb silmas pidada ka võimalust, et mõned maksekohustused võivad tekitada rohkem probleeme, kui teised.

Vastavasisuline näide on töötaja kohustusliku kogumispensioni seadistamine. Kujutame ette olukorda, kus töötajakaardil oli esmalt ekslikult märgitud, et töötaja on liitunud kohustusliku kogumispensioni süsteemiga. Selliste seadistustega on koostatud töötajale ka esimene palgaleht ning vastavad maksusummad on juba pangamaksetega Maksu- ja Tolliametile tasutuks märgitud.

Hiljem selgub, et see töötaja aga ei ole kogumispensioniga liitunud ning kogumispensioni maksekohustust ei oleks vaja. Kui töötajakaardil on vastavad parandused teostatud ning palgalehel on valitud “Uuenda töötajate maksude seadeid” ning töötasud on uuesti salvestatud, jääb süsteemis probleemseks maksekohustuseks seesama kohustusliku kogumispensioni maksekohustus. Kuna selle maksekohustusega on seotud pangamakse, ei õnnestu seda kohustust süsteemist ka koheselt eemaldada. Sellised probleemsed maksekohustused, kui need eksisteerivad, koos viidetega maksetele kuvatakse töötasude lehe allosas. Nüüd tuleb avada vastav pangamakse ning see kas kustutada või muuta selle makse sisu (näiteks määrata see summa ettemaksuks). Kui seejärel korrigeeritud pangamakse salvestatakse, kaob probleemne ning nüüdseks vabastatud maksekohustus ka süsteemist.

Palgalehe ümberarvutamine, kui lubatud maksuvaba tulu perioodis on ületatud

Loe maksuvaba tulu parandamise kohta

Uue korra kohaselt ei tohi kalendrikuus ületada ettenähtud tulumaksuvabastuse summat. See omakorda võib aga kaasa tuua vajaduse töötasusid ümber arvutada juhul, kui ühte kalendrikuusse lisanduvad väljamaksed muudavad vastava kuu lubatud tulumaksuvabastuse summat. Põhimõtte selgitamiseks oleks ehk parim üks konkreetne näide.

Oletame, et töötajale makstakse 10. veebruaril välja töötasu brutosummas 1200 € ning kasutatakse ära ka maksimaalne maksuvaba tulu summa 500 €.

Seejärel selgub aga, et töötaja läheb veebruaris puhkusele ning soovib saada ette ka puhkusetasu (brutotasu 300 €).

Sellest tulenevalt tekib veebruarikuusse juurde veel üks väljamakse, mis mõjutab aga lubatud maksuvaba tulu arvestust. Koos puhkusetasuga on veebruarikuus töötajale makstud välja brutosumma 1500 € ning esimese palgalehega on maksuvabastust kasutatud summas 500 € (vastavalt brutotasule 1200 €). Uue 1500 € brutosumma puhul tohib valemi järgi maksimaalselt maksuvaba tulu aga arvestada 333.33 €. Sellest lähtuvalt tuleb arvestada ümber ka esmane palgaleht, mille puhul on tulumaksuvabastust arvesse võetud liiga suures summas.

Sellises olukorras annab programm kasutajale ka teavituse selle kohta, et käesoleva kuu töötaja väljamaksetele vastav kasutatud maksuvaba tulu ületab lubatud piirmäära ning kasutajal tuleks teha vajalikud parandused.

Palgaarvestuse korrigeerimine

Selleks, et maksuvaba tulu arvestus vastavas kuus oleks korrektne, tuleb parandada töötasu väljamakset (sellele viitab ka oranž hüüumärk tulumaksuvaba summa juures). Teavitus näitab ära, kui palju on konkreetses kuus maksuvaba tulu kasutatud on ning kui palju on tegelikkuses lubatud. Avades esimese palgalehe, millel on tulumaksuvabastust kasutatud lubatust suuremas summas, on teavituse juures ka nupp “Paranda käesolev palgaleht”, mis korrigeerib tulumaksuvaba summa, mille tõttu muutub väljamakselt arvutatud tulumaks ning ka netosumma.

Korrektse maksuvaba tulu summa 333.33 € võib loomulikult märkida maksuvaba tulu lahtrisse ka käsitsi.

Kuna töötasu netosumma on töötajale eelnevalt ka juba välja makstud ning sellele järgnes töötasude ümberarvutamine, mis muutis töötasu netosummat, siis vajab muutmist ka algne pangamakse. Sellekohane teavitus antakse ka parandatud palgalehe salvestamisel.

Peale töötasu väljamakse muutumist, näeb vigane pangamakse välja alljärgnev – maksmata osa on muutunud negatiivseks.

Pangamakse parandamiseks tuleb vajutada „Muuda“ ning parandada summa lahtris väljamakse õigeks, ehk 992.11 €. Seda on kõige lihtsam teha märkides linnuke vastava võlgnevuse rea taha.

Mis saab aga sellest 33.33 eurost, mis on töötajale juba üle kantud, kuid millele nüüd ei oleks nagu süsteemis vastet? See summa tuleks nüüd siduda vastava töötaja puhkusetasuga. Ehk sisuliselt läheb ülekande kirjeldus ning tegelik makse sisu sellest hetkest lahku. Töötaja sai nüüd 10. kuupäeval (enda palgapäeval) kätte kogu oma palga ning 33.33 € ettemaksu puhkusetasu eest. Puhkusetasu väljamakse tegemisel tuleb seega töötajale üle kanda netosummast 33.33 € võrra väiksem summa.

Seda ümberarvutamist õnnestub vältida vaid siis, kui kogu kuu väljamaksete suurused on eelnevalt teada ning nende põhjal on võimalik arvestada juba esialgse palgalehe juures õige tulumaksuvaba summaga.