Perioodilised arved
Kui koostad iga kindla ajavahemiku tagant (näiteks kord kuus) oma klientidele sarnaseid arveid, on perioodiliste arvete funktsionaalsus mõeldud just Sinule. Perioodiliste arvete funktsionaalsuse abil on võimalik igakuiselt koostada mugavalt ja kiiresti klientidele korduva sisuga müügiarveid. Perioodiliste arvete kasutuselevõtmine hoiab kokku väga palju aega ja korduvklikke.
Perioodiliste arvete loogika on lihtne:
- Kõigepealt sisesta kliendile perioodilise arve lepingud (ehk teenused/tooted) “Ost/müük > Perioodilised arved > Lisa uus“. Seda tegevust on vaja sooritada vaid ühe korra ning edaspidi vaid lepingute haldamiseks, kui kliendilepingud muutuvad.
- Kui perioodilise arve liigi juures on määratud, et arved koostatakse ja saadetakse välja automaatselt, siis toimib edaspidi perioodiliste arvete protsess automaatselt.
- Kui perioodilisi arveid soovitakse koostada ning välja saata käsitsi, on iga arveldusperioodi tegevused järgmised:
- Koosta arved “Ost/müük > Perioodilised arved > Koosta arved“
- Nüüd avaneb Sul võimalus koostatud arveid vaadata ja vajadusel parandada;
- Ning kõige lõpuks saada arved ühe nupuvajutusega süsteemist välja: “Ost/müük > Müügiarved > Saada“
Kasutuselevõtmine ja seadistamine
Perioodiliste arvetega alustamiseks on esmalt vaja seadistada perioodilise arve liik ning seejärel perioodilised arved ehk kliendilepingud.
Perioodilise arve liik
- Ava menüüst „Ost/müük > Perioodilised arved“.
- Edasi vajuta „Lisa uus“ ning lisa perioodilise arve liik. Perioodilise arve liik võetakse aluseks arvete koostamisel ning liigi seadistustest sõltub see, millise perioodiga, millisel kuupäeval ja millise perioodi kohta koostatakse arve.
NB! Oluline:
Kui on perioodilise arve liigi juures on märgistatud valikud:
- koosta automaatselt
- saada automaatselt,
siis koostatakse ning saadetakse selle perioodilise arve liigi arved automaatselt.
Kui automaatse koostamise või saatmise linnukesed vahepeal eemaldatakse ning lisatakse mõne aja pärast uuesti, siis koostatakse automaatselt vaid sellised arved, mille seadistatud koostamise kuupäev jääb peale linnukese taasaktiveerimist.
Perioodilise arve liigi juures tuleb määrata:
- Nimetus: sisekasutuseks – määra selleks hea nimi, mille järgi arved alati ära tunned
- Sagedus: kuu/kvartal/aasta
- Kuupäev: 1-31 kuupäev
- Millise perioodi kohta: eelmine/käesolev/järgmine
- Millise kuupäevaga tehakse arve kohta kanne Pearaamatusse: Arve kuupäev/Perioodi järgi
Perioodilise arve liigi seadistusi on võimalik muuta seni, kuniks pole veel ühtegi arvet koostatud.
Perioodilise arve liike võib olla piiramatult, kuid kasutusmugavusest lähtudes soovitame selle arvu hoida siiski mõistlikuna.
Näiteks võib teha erinevad perioodilise arve liigid näiteks samasiuliste arvete erinevasse piirkonda esitamisel (näiteks Tartu vs Tallinn teenusarved jne).
Kui juba üks liik on loodud, siis täiendavaid liike saab sisestada otse perioodilise arve ekraanil või siis „Ost/müük > Perioodilised arved > Rohkem > Perioodilise arve liigid > Lisa uus“.
Perioodiline arve ja teenused
Peale perioodilise arve liigi seadistamist tuleb sisestada nn perioodiliste arvete lepingud/arvete põhjad, kuhu on lisatud igakuised teenused/artiklid, mille kohta perioodilisi arveid esitatakse.
- Kõigepealt vali klient;
- Seejärel vali perioodilise arve liik (ehk millal ning millise perioodi eest arved koostatakse);
- Lepingu number: sisesta lepingu number või jäta lahter tühjaks
- Periood: Perioodilise arve (lepingu) periood. Kui näiteks kuu keskel hakkab kehtima teiste tingimustega leping, siis tuleb määrata lõpukuupäev ning sisestada uus perioodilise arve leping (“Ost/müük > Perioodilised arved > Lisa uus”). Lepingu alguskuupäeva järgi leitakse teenuse proportsionaalne hind.
- Valuuta: arve valuuta
- Muuda ladu: kui ladu on valitud, siis tekitatakse ka laoliikumine laoartiklite puhul
- Maksetähtaeg: maksetähtaeg võetakse esmalt ettevõtte seadistustest ning kui klient on arvele valitud, eelistatakse kliendikaardil olevat vaikimisi maksetähtaega. Seadistused võib ka üle kirjutada, kuid siis tuleb tähele panna, et kui vaikeväärtuste või parameetrite all seadistusi muudetakse, siis ei rakendu muudatus automaatselt perioodilise arve lepingul, vaid tuleb seejärel siis uuesti käsitsi üle kirjutada.
- Viivis: arve viivis, võetakse ettevõtte seadistustest või kliendikaardilt (kui kliendikaardil on vaikeseadistus olemas)
- Objekt: arve objekt.
- Tasaarvelda: Juhul, kui kliendil eksisteerib arve koostamise hetkel aktiivne ettemaks (sobilikus valuutas), siis tasaarveldatakse arve automaatselt. Eraldi teadet selle kohta arvele ei trükita. Arvele kantakse „Tasumisele kuulub“ summana ettemaksu võrra väiksem summa. Kui tasaarveldamine ei ole lubatud, siis arvet ja ettemaksu automaatselt ei tasaarveldata ning tasaarveldamine tuleb teostada pangamaksete alt. Selleks, et tasaarveldamine oleks võimalik, peab süsteemis olemas olema pangakonto, mis on seotud sobiliku valuutaga (sama, mis perioodilisel arvel) ning millel on määratud linnuke lahtrisse „Tasaarvelduskonto“. Pangakontode seadistamiseks palun ava “Seaded > Maksed“.
- Grupeeri: Kui kliendile on sisestatud mitu samaliigilist lepingut, siis “Grupeeri” valiku abil on võimalik juhtida seda, kas kõik samaliigilised lepingud grupeeritakse üheks perioodiliseks arveks või edastatakse eraldi arved.
Arveread
Edasi tuleb valida lepingule arveread (teenused/tooted).
Arverea viimane veerg „MUUTUV“ tähendab seda, et kui valik on linnutatud, siis küsitakse konkreetse kliendi perioodiliste arvete koostamise protsessis alati arveridade andmeid. See valik on oluline siis, kui igakuiselt on kogus või summa arvel muutuv. Hea näide sellistest arveridadest võiks olla kommunaalkulud.
Mall: Jaotises PDF tuleb valida sobiv dokumendimall, vaikimisi on selleks sama mall, mida kasutatakse müügiarvete koostamisel. Kui kliendikaardile on määratud vaikimisi mall, siis eelistatakse seda.
Lisainfo: Vaikimisi kantakse lisainfo lahtrisse vaikimisi lisainfo tekst (salvestatud parameetrite all). Kui vaikimisi teksti ei soovita arvetel kasutada, siis tuleb valida „Määran ise“. Selleks, et vaikimisi teksti lahtrisse tagasi saada, tuleb valida „Kasuta vaikimisi“.
Failid: siia saad üles laadida konkreetse kliendilepinguga seotud failid. Siia üles laaditud dokumente arvetele kaasa ei panda.
Siseinfo: Ettevõtte-sisene info, mida arvetele ei kanta.
Kui seadistused on tehtud, siis tuleb perioodiline arve (leping) salvestada.
Peale salvestamist tekib menüüribale ka valik „Kopeeri paljudele“. „Kopeeri paljudele“ võimaldab just koostatud andmetega arved kopeerida korraga ka teistele klientidele.
Arved kopeeritakse teistele klientidele täpselt samade andmetega. See tähendab, et kui algsel perioodilise arve lepingul on arvereal näiteks kliendikaardilt võetud allahindlusprotsent, siis kopeeritakse sama allahindlusprotsent ka teistele arvetele (mitte ei arvestata kliendikaardil oleva seadistusega). Sellisel juhul tuleb siis andmeid arvereal käsitsi muuta ning lepingud üle salvestada.
Perioodiliste arvete loomine müügiarvetest
Kui juba varasemalt on igakuiselt arvete kopeerimise teel perioodilisi arveid koostatud, siis on võimalik ka müügiarvete põhjal luua süsteemis perioodiliste arvete lepinguid.
- Selleks tuleb avada „Ost/Müük > Müügiarved“
- Märgistada arved, mille põhjal perioodiliste arvete lepingud luua
- Vajutada „Rohkem > Muuda perioodilisteks“
- Määrata perioodilise arve liik (ehk millal ja millise perioodi eest arved esitatakse)
- Märkida lepingu number või jätta lahter tühjaks;
- Märkida lepingu alguskuupäev ning salvestada.
- Soovi korral on võimalik perioodilise arve liiki muuta juba lepingu sees.
Igakuiste perioodiliste arvete koostamine
Perioodilisi arveid on võimalik koostada käsitsi või siis seadistada, et arved koostatakse igakuiselt automaatselt.
Perioodiliste arvete automaatne koostamine
Perioodiliste arvete automaatseks koostamiseks on vajalik perioodilise arve liigi juures märgistada valik ‘Koosta automaatselt’. Sellisel juhul koostatakse selle liigi perioodilised arved seadistatud päeval automaatselt. Mineviku kuupäevaga arveid tagantjärgi või juba manuaalselt koostatud arveid topelt ei koostata.
Perioodiliste arvete käsitsi koostamine
Kui perioodiliste arvete lepingud on seadistatud, siis perioodiliste müügiarvete koostamiseks tuleb avada „Perioodilised arved > Koosta arved“. Tarkvara arveid automaatselt välja ei saada, mis annab Sulle võimaluse veel andmeid vajadusel kontrollida ning täiendada. See on oluline näiteks siis, kui Sulle hiljem meenub, et mõne kliendi kliendileping on siiski juba lõppenud ning arvet ei oleks pidanud enam koostama. Arved on peale nende koostamist võimalik korraga välja saata menüüpunktis „Ost/müük > Müügiarved > Rohkem > Saada“.
- Ava „Perioodilised arved > Koosta arved“;
- Vali liik, millega seotud arveid soovid koostada (Iga liigi arved tuleb koostada eraldi);
- Vali periood, mille kohta arveid koostad;
- Määra, kas arve kuupäev määratakse tänane kuupäev või kuupäev, mis on seadistatud perioodilise arve liigi seadistustes;
- Kui lepingus on mõnel kliendil määratud arvereal „MUUTUV“, siis on võimalik kogust, hinda ja allahindlusprotsenti veel muuta. Kui ei ole määratud, et arveread on muutuvad, siis ka andmeid enam muuta pole võimalik.
- Soovi korral on võimalik arveridade teenuseid üles laadida ka failist. Failis saavad olla ainult sellised teenused/tooted, mis on juba eelnevalt lepingule lisatud.
Seoseid ridadega otsitakse:
- Kliendiga seoseid otsitakse läbi
- Tootekoodi alusel
- SmartAccounts´i siseviide (nn kliendi ID)
- Registrikood
- Nimi
Kui ridade põhjal leitakse mitu vastet, siis antakse selle kohta tabelis ka teavitus. Samuti antakse teavitus, kui failist mõnda rida ei leitud.
Peale „Koosta“ vajutamist koostatakse arved ning edasi on neid võimalik juba vaadata ja välja saata menüüpunktis „Ost/müük > Müügiarved“.
Lepingute kestus ja arveridade kogused
Perioodiliste arvete koostamise protsessis võetakse arvesse ka seda, et lepingud ei pruugi kesta kogu arveldusperioodi. See tähendab, et perioodilise arve rea koguse lahtrisse sisestatud kogus määratakse müügiarvel koguseks vaid siis, kui leping vältab kogu arveldusperioodi. Kui aga leping algab poole arveldusperioodi pealt või lõpeb enne arveldusperioodi lõppu, arvutatakse kogus arvereale päevade järgi proportsionaalselt.
Perioodiliste arvete väljasaatmine
Perioodilisi arveid on võimalik välja saata käsitsi või siis seadistada, et arved saadetakse igakuiselt automaatselt.
Perioodiliste arvete automaatne väljasaatmine
Perioodiliste arvete automaatseks väljasaatmiseks on vajalik perioodilise arve liigi juures märgistada valik ‘Saada automaatselt’. Sellisel juhul saadetakse selle liigi perioodilised arved peale koostamist automaatselt kliendile.
Kui nii saatjal kui saajal on aktiveeritud e-arve teenus, eelistatakse seda kanalit. Vastasel juhul saadetakse arve PDF kujul kliendi e-postiaadressile.
Perioodiliste arvete käsitsi väljasaatmine
Alljärgnev artikkel kirjeldab perioodiliste arvete väljasaatmise protsessi. Tavaliste müügiarvete koostamise ja saatmise kohta loe edasi siit
Müügiarvete ekraanil on 3 uut filtrit:
- Arve tüüp: Kõik/Müügiarved/Kreeditarved/Korduvarved
- Perioodilise arve liik
- Saatmise staatus: Saatmata/ Saadetud: e-post/ Saadetud: arvekeskus
E-kirjaga on võimalik arved välja saata:
- Kas nimekirjas linnukestega märgitud arvete kohta. Sel juhul tuleb arved saata 1 lehekülg (täna 25 arvet) korraga.
- Või kõigi arvete kohta, mis vastavad filtrivalikutele. Perioodiliste arvete väljasaatmiseks ongi ehk seda varianti kõige mugavam kasutada. Veendu, et nimekirjas on kuvatud just ainult need arved (filtrites on valitud õiged kuupäevad ning valitud on näiteks õige perioodilise arve liik) ning seejärel klikka „Rohkem > Saada“.
Nende filtrite abil on võimalik välja sorteerida siis soovitud arved, mida hakata välja saatma.
- Filtreeri välja sobivad arved ja märgista need;
- Vajuta „Rohkem – Saada“;
- Vali e-posti aadressid või sisesta uued aadressid. E-posti väljale otsitakse edaspidi need aadressid, millele on konkreetse kliendi viimane kiri saadetud.
- Kui kliendikaardil käsitsi sisestatud aadressi ei eksisteeri, siis küsitakse järgmise sammuna ka seda, kas soovid aadressi kliendikaardile salvestada.
- Edasi sisesta e-kirja pealkiri. Parameetrit #NUMBER ära muuda, kuna see võetakse süsteemist arvenumbri alusel. Kirja sisu on kõikide klientide puhul sama. Kui mõnele kliendile saadetakse korraga näiteks 2 arvet, siis ei koondata neid mitte ühte kirja, vaid kliendile lähebki 2 eraldi kirja.
Näide
Oletame, et soovid hakata klientidele edastama püsiteenuse arveid, mis koostatakse:
- Iga kuu 7. kuupäeval
- Eelmise kuu eest
- Raamatupidamiskanne luuakse perioodi järgi
Ehk siis jaanuarikuu eest arve esitatakse 07.02.2017 (perioodi 01.01.2017-31.01.2017 eest) ning raamatupidamiskanne luuakse kuupäevaga 31.01.2017
Perioodilise arve liik
- Lisame kõigepealt sobiva perioodilise arve liigi vastavalt eelnimetatud andmetele:
- Edasi valime soovitud kliendi
- Lisame lepingu numbri, kui see eksisteerib;
- Lisame lepingu alguskuupäeva. Oletame, et leping algab keset kuud 15.01.2017. Lepingu alguskuupäeva järgi leitakse ka proportsionaalselt konkreetse perioodi teenuse hind.
- Soovime ka seda, et ettemaksu eksisteerimisel läheks see automaatselt tasaarveldamisele. Jätame linnukese valiku „Tasaarveldamine lubatud“ ette.
- Seejärel lisame sobivad teenused
- Kuna summa võib arvel olla muutuv, siis märgistame valiku „MUUTUV“
- Kontrollime andmed ning salvestame.
Arvete koostamine
Edasi soovime koostada arved.
- Selleks avame „Perioodilised arved > Koosta arved“
- Valime liigi
- Valime perioodi
- Soovime, et arve koostatakse seadistatud kuupäeva järgi, valime „Seadistatud“ ning vajutame „Edasi“;
- Kuna meie leping ei kesta tervet kuud (leping alguskuupäev oli 15.01.2017), siis antakse selle kohta meile ka teavitus.
- Kuna oli määratud, et arverida on „Muutuv“, siis kontrollime andmed ja vajadusel parandame neid ning vajutame „Koosta“;
- Peale „Koosta“ vajutamist luuakse müügiarved ning edasi saame neid näha juba „Ost/müük – Müügiarved” menüüpunktis.
Arvete väljasaatmine
- Arvete väljasaatmiseks tulebki avada “Ost/müük > Müügiarved“;
- Filtreerime välja, et soovime nimekirjas näha ainult perioodilise arveid;
- Märgistame soovitud arved;
- Vajutame „Rohkem > Saada“;
- Edasi valime või sisestame e-posti aadressi, vajutame „Edasi“;
- Seejärel muudame vajadusel kirja pealkirja ning sisu. Parameetrit #NUMBER ei muuda, kuna selle asemele tuleb reaalne arvenumber otse süsteemist.
- Vajutame „Edasi“ ning saadame kirja teele.