Soovin e-arveid lisaks saatmisele ka vastu võtta. Kas saan seda teha ilma lepinguta?

Ilma lepinguta on võimalik e-arveid SmartAccountsist ainult välja saata. Seega ei ole täiendavate arvekeskuse teenuste kasutamine võimalik ilma lepinguta. Kui ettevõte soovib kasutada e-arvetega seotud lisateenuseid, tuleb ikkagi sõlmida Finbite OÜga (endine Omniva arvekeskus) eraldi leping. Lepinguga klientidele kehtivad Finbite OÜ hinnakirjajärgsed tasud.

Millal pean Finbite’ga (endine Omniva arvekeskus) lepingu sõlmima?

Finbite OÜga lepingu sõlmimine on vajalik juhul, kui lisaks e-arvete saatmisele soovib ettevõte kasutada ka teisi e-arvetega seotud teenuseid. Sellisteks teenusteks on näiteks e-arvete (ostuarvete) vastuvõtmine SmartAccountsis, kinnitusringid, e-arvete edastamine kõikidesse kanalitesse (internetipank, tarkvara, e-post, paberkandja).

Mul juba on Finbite OÜga (endine Omniva arvekeskus) leping. Kas pean ikkagi e-arvete väljasaatmise eest maksma või kehtib ka mulle tasuta e-arve saatmine?

Kui ettevõttel on juba leping sõlmitud, siis kehtib e-arvete saatmisele Finbite hinnakirjajärgne tasu. Seda põhjusel, et Finbite paketis on võimalik edastada e-arveid kõikidesse kanalitesse (internetipank, post jne), kuid n-ö tasuta paketis on võimalik e-arvete edastamine läbi arvekeskuse otse teise tarkvarasse ning muid kanaleid valida pole võimalik.

Minu ettevõte on mahupõhises paketis. Kui palju maksab e-arve edastamine?

Mahupõhises paketis võetakse ühe a-arve väljasaatmise eest kannete saldost maha üks kanne. Kui e-arve saatmine mingil põhjusel ebaõnnestub, siis kannet saldost ka ei lahutata.

Minu ettevõte on fikseeritud kuutasu paketis. Kui palju maksab e-arve edastamine?

Fikseeritud kuutasu paketis on e-arve saatmine tasuta.

Kes saab e-arvete teenuse aktiveerida?

E-arvete kteenuse onto saab aktiveerida ettevõtte seaduslik esindaja (esindusõigust omav juhatuse liige).

Kuidas toimub e-arvete teenuse aktiveerimine?

Kui juhatuse liige on SmartAccountsi kasutaja, siis tuleb: 

1. Liikuda rakenduses menüüpunkti ‘Seaded’ – ‘Liidetud teenused’
2. Aktiveerida esimene jaotis ehk ‘E-arvete saatmine’
3. Tuvastada ettevõtte esindusõigus ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart ID abil
4. Teenus aktiveeritud

Kui juhatuse liige ei ole SmartAccountsi kasutaja, siis tuleb:

1. Administraatori õigustes kasutajal liikuda menüüpunkti ‘Seaded’ – ‘Liidetud teenused’
2. Aktiveerida esimene jaotis ehk ‘E-arvete saatmine’
3. Kopeerida ekraanil olev link ning edastada see link juhatuse liikmele
4. Peale seda, kui juhatuse liige on läbinud isikutuvastuse teenus aktiveerub

Kui ID-kaardi või Mobiil-ID abil ei ole võimalik isikutuvastust sooritada, tuleb:

1. Administraatori õigustes kasutajal liikuda menüüpunkti ‘Seaded’ – ‘Liidetud teenused’
2. Aktiveerida esimene jaotis ehk ‘E-arvete saatmine’
3. Laadida alla avalduse blankett
4. Edastada avalduse blankett digitaalseks allkirjastamiseks juhatuse liikmele
5. Digitaalselt allkirjastatud avaldus edastada aadressile info@smartaccounts.eu
6. Teenus aktiveeritakse ühe tööpäeva jooksul

Miks mul ei ole võimalik saata uuesti sama numbriga e-arvet?

Sama numbriga e-arvete on võimalik rakendusest välja saata üks kord. Reeglina ei peaks korduv saatmine vajalik olema, kuid see võib ette tulla näiteks juhul, kui mingil põhjusel esmast arvet muudetakse. Juhul, kui arve sisu muutub ning sama arve on vajalik kliendile uuesti saata, siis on kaks võimalust:

1. Koostada algsele arvele kreeditarve ning luua uus arve ja kliendile edasta nii uus arve kui kreeditarve;
2. Lisada arvenumbrile eristav tunnus, näiteks järelliide ‘-01’ (MA18001_01).

Kellele saab e-arveid saata?

E-arveid saab saata nendele ettevõtele, kes on Äriregistris märkinud ära selle, et nad võtavad e-arveid vastu.

Kuidas ma tean, kes minu klientidest e-arveid vastu võtab?

Vastavat infot kontrollitakse Äriregistrist igal öösel ning täiendavalt veelkord e-arve väljasaatmisel. Seega, kui mõni ettevõte on määranud Äriregistris täna, et ta võtab e-arveid vastu, siis kajastub see info SmartAccountsis alates homsest. Vastav info on olemas ka kliendikaardil ning lisatakse juurde nii vanadele kui ka uutele klientidele.

Kas ma pean tegema veel mingeid seadistusi peale e-arvete konto aktiveerimise?

E-arve standard näeb ette, et üks pangakonto peab olema n-ö peamine pangakonto, kuhu antud arve laekumist oodatakse. Sellest tulenevalt ei saa e-arvet koostada enne, kui on ära määratud vaikimisi e-arvete pangakonto. Seejuures kantakse arve XML faili ka kõikide teiste pangakontode andmed, millele on määratud väärtus “Näita arvel”.Vaikimisi konto määramiseks tuleb liikuda menüüpunkti ‘Seaded’ – ‘Maksed’, avada pangakonto, mille soovid määrata vaikimisi e-arve makse pangakontoks ning märkida linnuke valiku ‘Vaikimisi e-arve makse konto’ ette.

Milline kasutajaõigus peab olema määratud kasutajagrupile, kes soovib e-arveid saata?

Seaded – Kasutajad ja grupid lehel peab olema kasutajagrupile määratud õigus ‘Ost/müük – Omniva e-arvekeskus‘.

Juhendid

Juhend e-arvete konto aktiveerimiseks

E-arvete saatmise juhend

Juhend ostuarvete importimiseks