1. juulist on e-arvete edastamine avaliku sektori ettevõtetele kohustuslik ning seetõttu oleme e-arvete saatmise funktsionaalsuse avanud kõikidele SmartAccountsi kasutajatele nii, et selleks ei ole eraldi lepingut e-arvete operaatoriga vaja. Selles juhendis vaatamegi, kuidas e-arvete saatmiseks vajalikud seadistused tarkvaras teha.
Kui ettevõtte vajadused on aga suuremad ning lisaks e-arvete saatmisele soovite tarkvaras e-arveid ka vastu võtta või arveid saata internetipanka või ka näiteks paberkujul edastada, tuleb sõlmida eraldi leping Finbite OÜga (eninde Omniva arvekeskus) arvekeskuse kasutamiseks, mille seadistamine on kirjeldatud e-arvete saatmise ja vastuvõtmise seadistamise juhendis.
E-arvete konto aktiveerimine (müügiarvete saatmine)
Selleks, et müügiarveid SmartAccountsis e-arvetena edukalt edastama hakata, tuleb esmalt aktiveerida e-arvete saatmise teenus. E-arvete teenuse saab aktiveerida ettevõtte seaduslik esindaja (esindusõigust omav juhatuse liige) ning selleks on kaks võimalust:
- ID-kaardi või Mobiil-ID abil isiku tuvastamine
- Digitaalselt allkirjastatud sooviavalduse alusel konto aktiveerimine
Konto aktiveerimine ID-kaardi ja Mobiil-ID abil
Soovitame isiku tuvastamiseks kasutada kindlasti seda võimalust, sest see on kiire ning kogu protsess võtab aega alla minuti. Konto aktiveerimiseks tuleb:
- Liikuda menüüpunkti ‘Seaded’ – ‘Liidetud teenused’.
- Lülitada sisse teenus ning vajutada ‘Aktiveeri’
Peale ‘Aktiveeri’ vajutamist avaneb allolev ekraan, kust saab valida sobiva viisi isiku tuvastamiseks ning esindusõiguse kontrolliks.
- ID-kaardiga tuvastamiseks tuleb ID-kaart sisestada kaardilugejasse ning isikutuvastus kinnitada PIN 1ga.
- Mobiil-IDga allkirjastamiseks tuleb sisestada telefoninumber ja isikukood ning kinnitada PIN 1ga.
Konto aktiveerimine lingi kaudu
Kui ükski ettevõtte juhatuse liige ei ole SmartAccountsis vastava ettevõttega seotud, siis on võimalik isikutuvastuse lõpuleviimiseks edastada juhatuse liikmele vastav link, millele klikates avaneb isikutuvastuse ekraan. Peale seda, kui juhatuse liige on vastaval ekraanil isikutuvastuse läbinud, aktiveerub e-arvete konto. Ka see ei protsess ei vaja meiepoolset sekkumist ning e-arveid saab juba koheselt saatma hakata.
Konto aktiveerimine digitaalselt allkirjastatud sooviavalduse alusel
Kui eelmainitud viisil e-arvete konto aktiveerimine mingil põhjusel võimalik ei ole, siis saab seda teha ka digitaalselt allkirjastatud sooviavalduse alusel.
Selleks tuleb alla laadida vastav avalduse vorm ning edastada see ettevõtte juhatuse liikmele. Ettevõtte juhatuse liige peab sama vormi digitaalselt allkirjastama.
Digiallkirjastatud avaldus saatke palun aadressil info@smartaccounts.eu. Avalduse töötlemine ning konto aktiveerimine võtab aega ühe tööpäeva.
Seadistused enne e-arvete väljasaatmist
E-arve standard näeb ette, et üks pangakonto peab olema n-ö peamine pangakonto, kuhu antud arve laekumist oodatakse. Sellest tulenevalt ei saa e-arvet koostada enne, kui on ära määratud vaikimisi e-arvete pangakonto. Seejuures kantakse arve XML faili ka kõikide teiste pangakontode andmed, millele on määratud väärtus “Näita arvel”.
Vaikimisi konto määramiseks tuleb liikuda menüüpunkti ‘Seaded’ – ‘Maksed’, avada pangakonto, mille soovid määrata vaikimisi e-arve makse pangakontoks ning märkida linnuke valiku ‘Vaikimisi e-arve makse konto’ ette.
E-arvete saatmine SmartAccountsist
E-arveid on võimalik saata sellistele ettevõtetele, kellel on Äriregistris olemas vastav märge. Kõikide juba salvestatud ja uute klientide puhul kontrollitakse registrikoodi alusel, kas ettevõte võtab vastu e-arveid ning lisatakse vastav märge nii kliendikaardile kui müügiarvete nimekirja.
Selleks, et klientide nimekirjas vastava infoga veergu näha, tuleb avada klientide nimekirja ekraanil ‘Rohkem’ – ‘Kuva väljad’ ning linnutada valik ‘E-arve’
Kui müügiarve on koostatud, siis selle edastamiseks e-arvena on kaks võimalust:
- Saata e-arve müügiarve ekraanilt
- Saata e-arved müügiarvete nimekirjast
Esimest võimalust võiks kasutada juhul, kui soovid koheselt välja saata ühe loodud müügiarve. Kui oled aga koostanud mitu müügiarvet ning soovid need korraga e-arvetena välja saata, siis tasuks kasutada teist varianti
E-arve saatmine müügiarvel
Kui müügiarve on salvestatud, tekib menüüribale valik ‘Rohkem’. E-arve saatmiseks tuleb vajutada ‘Rohkem’ nupul ning valida ‘Saada e-arve’
E-arve saatmine müügiarvete nimekirjast
Kui on soov korraga välja saata rohkem müügiarveid, siis tuleb peale arvete salvestamist liikuda menüüpunkti ‘Ost/müük’ – ‘Müügiarved’.
Edasi tuleb linnutada soovitud arved ning seejärel klikata menüüs nupule ‘Rohkem’ – ‘Saada e-arved’.
E-arve korduv saatmine
Sama numbriga e-arvet on võimalik edasta ainult üks kord. See tähendab seda, et arve väljastamisel tuleks veenduda, et arve on lõplik ja seal rohkem muudatusi ei tehta. Kui mingil põhjusel arve sisu muutub ning soovid sama e-arve uuesti kliendile edastada, on selleks kaks võimalust:
- Teha algse arve kohta kreeditarve ning edastada kliendile uus ja korrektne arve.
- Lisada arvenumbri lõpu järelliide (näiteks _1 MA19001_1 või (1) MA19001 (1)) ning edastada uue numbriga arve kliendile.
Tasu e-arve saatmise eest
Fikseeritud kuutasuga paketis on e-arvete saatmine kliendile tasuta.
Mahupõhises paketis maksab e-arve saatmine kliendile ühe kande.
Abi
Küsimuste korral helista meile numbri 660 3303 või kirjuta info@smartaccounts.eu
