Kuidas on nii, et mõned inimesed jõuavad sama ajaga kolm korda rohkem kui teised? Nende ööpäevas oleks justkui enam kui 24 tundi. Vastus peitub hoolikas ajaplaneerimises. Nad ei tee rohkem tööd, nad lihtsalt kasutavad oma aega nutikamalt.
Targa ajaplaneerimisega sa mitte ainult ei jõua rohkem, vaid sul on ka vähem stressi, su töösuhted on paremad ja sa oled nii oma töö kui iseendaga rohkem rahul.
Pane kirja tegemist vajavad projektid
Kui oled siiamaani tegelenud peamiselt ülesannetega, mis kõige hullemini „kärssavad“, siis püüa tulekahjude kustutamiselt korraks eemale saada. Võta endale rahulikult aega ja pane kirja projektid, mis su ettevõtmist kõige kiiremini edasi viiksid, aga millega sa pole ammu tegeleda jõudnud.
Nüüd pane kirja kõik muud tegemist vajavad ülesanded. Vaata, kas sa pead ikka kõike ise tegema või sobib mõne asja tegemiseks keegi teine paremini.
Sea allesjäänud ülesanded tähtsuse järjekorda.
Kui sul on pilt tegemist vajavatest töödest ees, on meil vaja tekitada sinu päeva aeg, mil sa saad rahulikult keskenduda.
Võti on keskendumises
Nutitelefoni ja teiste tänapäevaste sidevahendite olemasolu on teinud meie keskendumisvõimega koledaid asju. Meil on järjest raskem ühte ülesandesse süveneda, ja pidevalt piiksuv või vilkuv telefon teeb asja ainult hullemaks.
Kui oled siiamaani uskunud, et mitme asja korraga tegemine on võimalik, siis peame sind kurvastama ja ütlema, et multitasking on paraku müüt. Inimaju pole võimeline samaaegselt mitmele asjale keskenduma.
Et suuta olulised tegevused ära teha, on vaja sellist tööaega, kus saad tund kuni kaks täiesti segamatult ühele ülesandele pühenduda. Cal Newport, kes on vastaval teemal kirja pannud suurepärase raamatu „Süvenemine“, nimetab sellist aega deep work’i ehk sügava töö ajaks.
Kõige paremini sobib selleks tööpäeva algus, kui pea on veel värske ja mõte ergas. Telefon on sel ajal soovitavalt silma alt ära pandud ja hääletule režiimile seatud ning kolleegid teavad, et sel ajal pole ükski teema nii oluline, et sügava töö tegemist segada. Loodetavasti teevad ka nemad sel ajal sügavat tööd.
Kõikvõimalikke segavaid helisid aitavad välja lülitada ka kõrvaklapid. See, mida sa sealt kuulad, sõltub juba sinu eelistustest. On uuringuid, mis väidavad, et teatud sagedusel binauraalne heli (täpsemalt 40 Hz) tõstab süvenemisvõimet ja sellel väitel on andunud järgijaid. Teised tunnevad aga, et neid aitab kõige paremini energiataset tõstev positiivne muusika. Vali see, mis sulle sobib.
Nüüd, kui sul on kõige olulisemate asjade tegemiseks konkreetne aeg sisse seatud, saad muud tegevused ülejäänud ajale paigutada.
Vaata e-postkasti konkreetsel ajal
Kas sa kujutaksid ette, et käiksid füüsilise postkasti juures iga kolme minuti tagant? Aga miks sa siis e-postkasti sama tihedalt kontrollid?
Pidev postkasti kontrollimine jätab sulle mulje justkui sa teeksid midagi olulist, tegelikult raiskad lihtsalt oma aega.
Oleneb töö iseloomust, aga enamike ametite puhul piisab, kui vaatad oma postkasti kindlal kellaajal paar korda päevas. Mitte midagi ei juhtu, kui mõni e-kiri on 3 tundi vastuseta, sinul on aga pideva e-posti vaatamise arvelt aega, et tegemist vajavad ülesanded ära teha.
Hinda ausalt sotsiaalmeediale kuluvat aega
Sotsiaalmeedia on salakaval ajaröövel, mis varastab sult minut minuti järel, nii et sa ei pane seda õieti tähelegi. Lähed korraks Instagrami sõnumile vastama, aga paned telefoni käest 11 minutit hiljem. Ja nii mitu korda päevas.
Et aru saada, kui palju aega sul tegelikult sotsiaalmeedias kulub, kasuta vastavaid ekraaniaja mõõtmise äppe. Nii Androidi kui Apple’i telefonidel on need sisse ehitatud, vaja on sinna lihtsalt sisse vaadata. Kui soovid asjaga süvitsi minna ja ekraanisõltuvuse kontrolli alla saada, on olemas eraldi äpid, mis aitavad sul seda teha. Näiteks Space, Freedom jt.
Kui sotsiaalmeediale kuluv aeg on välja selgitatud (ära muretse, meil oli see sama hirmus number), saad selle ajaga iga päev midagi kasulikku ette võtta. Aga see tähendab, et sa pead suutma sotsmeediast eemal olla. Muidu tekitad endale tegemata ülesandega stressi juurde.
Võta maha kõikvõimalikud märguanded (notification’id), mida erinevad äpid sulle saadavad. Alguses toob see võib-olla veidi ärevust juurde, kuna sul on tunne, et jääd millestki ilma, aga varsti näed, kuidas meel muutub hoopis rahulikumaks.
Pane kokku järgmise nädala kava
Mõned inimesed panevad järgmise nädala kava paika pühapäeval, aga meie soovitame puhkepäeva ainult puhkamiseks hoida. Sa võid järgmist nädalat planeerida näiteks reedel pärast sügava töö tegemist.
Töid kalendrisse paigutades ära unusta ka puhkepause. Need aitavad su vaimu värske ja meele rõõmsa hoida.
Edukat aja planeerimist!
