Negatiivse tagasiside andmine on üks keerulisematest juhtide ees seisvatest ülesannetest. Ilma selleta aga paraku ei saa.
Aeg-ajalt tuleb ikka ette, et töötaja tulemused või areng ei vasta ootustele ja temaga tuleb sellest rääkida. Teinekord pole aga asi töötajas, vaid ettevõtte tulemustes, mis pole püsinud oodatud kursil, ja seetõttu tuleb keegi koondada või preemiast ilma jätta.
Pakume sulle mõned nõuanded, kuidas selliseid olukordi konstruktiivselt lahendada, nii et töötajale jääks hea tunne, samas oled sina oma seisukohad selgelt ja sirge seljaga välja öelnud.
Tegele keeruliste olukordadega võimalikult varakult
Keerukate vestluste vältimine ja edasi lükkamine on kahtlemata inimlik, paraku ei muuda see probleemi olematuks. Pigem vastupidi – vestluse algatamine muutub ajaga aina raskemaks ja olukord mõlema osapoole jaoks järjest ebamugavamaks.
Ja kui sa mõtled, et teine pool ei saa aru, et “midagi on õhus”, siis sa eksid. Raskeid emotsioone ja olukordi on keeruline varjata, eriti, kui näete üksteist igapäevaselt ja lahendamata probleem on sul pidevalt mõttes.
Ära lükka vestlust edasi, räägi probleemist esimesel võimalusel. Usu, esialgu raskena tunduva vestluse pidamine toob puhtama õhu ja vabanemise mõlemale poolele.
Su kavatsused olgu head
Enne vestluse alustamist veendu alati, et sul oleksid PÄRISELT head kavatsused: sa tahad olukorda kõigi jaoks paremaks muuta ja töötaja arengule kaasa aidata, mitte lihtsalt tema vigadele näpuga näidata.
Valmistu, valmistu, valmistu
Korralik ettevalmistus on keeruliste vestluste läbiviimisel ülioluline. See aga ei tähenda, et peaksid detailse skripti valmis mõtlema, vestlus läheb harva täpselt soovitud rada.
Mõtle kindlasti jutuajamise algusele ja sõnumile, mida soovid edasi anda, ülejäänu loksub ise paika. Mõtle läbi ka töötaja võimalikud küsimused ja valmista ette vastused.
Kindlasti ära too jutu sisse kellegi kolmanda räägitud lugusid. Neid on lihtne ümber lükata ja nõnda jätad endast ebaprofessionaalse mulje. Toetu alati ainult iseenda arusaamadele ja tõenditele.
Kasuta nn võileivameetodit
Tegu on lihtsa tagasisidestamise viisiga, mis algab ja lõpeb positiivsel noodil. Nii saab negatiivne info positiivsega tasakaalustatud ja jõuab paremini kohale. Alusta vestlust töötaja positiivse omaduste väljatoomisega ja seejärel selgita, kus näed veel arenguruumi.
Näiteks: “Olen alati imetlenud sinu oskust teiste töötajatega kiiresti sina peale saada. Viimasel ajal olen aga märganud, et vestlused nendega on muutunud liialt lõbusaks ja pikaks. See aga häirib teisi ja mõjutab kehvasti sinu töö kvantiteeti.”
Vestlust lõpetades ole julgustav. Anna töötajale mõista, et usud temasse ja näed temas arengupotentsiaali.
Rõhu alati käitumisviisile, mitte iseloomuomadustele
Käitumist ja teguviisi saab parandada, iseloom on aga inimese identiteedi osa ja selle halvustamine ei too sulle oodatud tulemust.
Selle asemel, et öelda: “Sinu ülevoolav olek, pea ees vette hüppamine ja rutakus on meile väliskohtumistel palju jama kaela toonud,” ütle näiteks: “Sul on äge oskus jooksu pealt ideid genereerida. Palun kooskõlasta edaspidi väliskohtumistel oma lennukad ideed enne välja hõiskamist minuga. Nii oleme oma partnerite ees ühel lainel ja teame, mida teeme.” Põhjenda alati oma soovi.
Kuula oma vestluspartnerit
Üks olulisemaid asju, mida selliste vestluste korral teha, on töötaja kuulamine. Milline on tema versioon olukorrast? Jälgi tema hääletooni, kehakeelt ja emotsioone. Nii saad analüüsida, kuidas talle kõige sobivamalt vastata.
Lase ka teisel rahulikult mõelda ja pause võtta, et sinu räägitut seedida. Kui vestluspartneril on raske oma mõtteid sõnadesse panna või jookseb ta keeruliste uudiste peale n-ö kokku, aita tal sellest olukorrast välja tulla.
Hoia vestlus lihtsana
Anna oma tagasisidet selgelt, lihtsalt ja konkreetselt. Ära püüa asju ilustada või siluda. Kui midagi on halvasti, ei tasu seda välja öeldes keerutada. Nii ei pruugi vajalik sõnum töötajale kohale jõuda.
Tihti on juttu, mida hiljem analüüsida ja meenutada, liialt palju või on vestlus liialt segane ja laialivalguv. Nii võib jutu sisu töötajale raskesti mõistetavaks jääda.
Ära lase emotsioonidel enda üle võimust võtta
Harjuta tagasiside andmist nõnda, et jutu sisse ei hiiliks emotsioonid. Püüa vältida liialdavaid või üldistavaid fraase nagu “iga kord”, “alati”, “mitte kunagi” jne.
Vestlust pidades proovi mitte üle reageerida või vihastada. Kasuks tuleb, kui asetad end töötaja kingadesse ja püüad teda mõista. Ole hooliv ja näita välja, et tema muret on märgatud.
Kõige tähtsam on, et sa vestluspartneri tundeid väiksemaks ei teeks või neisse ükskõikselt ei suhtuks. Nii kasvatad temas trotsi ja vihast tingitud kuulujutud ja muud konfliktid on kerged tekkima.
Kui vestluspartner endast välja läheb, on eriti oluline ise rahulikuks jääda.
Vali aega ja kohta hoolikalt
Õige aja ja koha valimine kannab endas teatud sõnumit. Kui soovid vestelda näiteks lõunasöögi ajal, jätad mulje, et tegu on kiiresti lahendatava päevaküsimusega. Formaalne kohtumine kontoris jätab aga mulje, et tegu on millegi kriitilisema ja tõsisemaga.
Kindlasti anna negatiivset tagasisidet kohas, kus saate kahekesti olla ja rahulikult rääkida. Möödaminnes või teiste ees kõneledes ei tee sa kellelegi head. Aeg ja koht vali vestluse eesmärgi järgi.
Konstruktiivne kriitika ja keerulised olukorrad loovad pinnase millelegi uuele ja paremale
Keerulisi vestlusi pidades ei seisa me silmitsi vaid vastaspoolega, vaid ka iseendaga. See on koht, kust õppida nii enda kui ka oma töötajate kohta.
Konstruktiivse kriitika välja toomine loob alati pinnase millelegi uuele. See annab võimaluse end turvalises keskkonnas kõrvaltvaataja pilgu läbi analüüsida ja muuta.
Kuigi vestluse algataja jaoks on esimest sammu tõenäoliselt raske ja ebamugav teha, on see teise osapoole jaoks lausa hädavajalik. Tihtipeale jäävad meie kitsaskohad meile enestele märkamatuks ja seni, kuni me nendest ei tea, ei saa me neid parandada.
Pea meeles, et aus ja julge tagasiside on alati hinnas ja viib mõlemat poolt edasi.
Soovime sulle tulevasi vestlusi pidades palju edu!
***
Loe lisaks
- Kuidas töötajaid tunnustada
- Kuidas märgata ja toetada läbipõlenud töötajat
- Kuidas hoolitseda töötajate heaolu eest
