Lõputud paberdokumentide virnad, kümned arhiivkaustad ning tuhmuvad pabertšekid – kes suudaks neid unustada. Õnneks on need ajad siiski tasapisi jäämas minevikku. Tänasel päeval on olemas juba hulganisti nutikaid lahendusi, mis aitavad vältida paberikuhjasid ning muuta raamatupidamine täielikult paberivabaks.
Digitaalsed süsteemid võimaldavad dokumente kordades mugavamalt sisestada ja säilitada, pakkudes kiiremat ja lihtsamat töövoogu nii ettevõtjatele kui ka raamatupidajatele. Üheks võimaluseks ongi kasutada lahendust, mida pakuvad Envoice ja SmartAccounts.
NordFinanance OÜ kogemus digilahenduste kasutamisel
Kui räägime ettevõtetest, kes teevad oma valdkonnas asju teisiti ja tõesti kliendile mõeldes, siis NordFinance on kindlasti üks neist. Tegemist on pereettevõttega, mille juured ulatuvad juba 1995. aastasse. Täna on NordFinance eeskujuks sellega, kuidas raamatupidamine on midagi enamat kui lihtsalt numbrite kokkulöömine.
“Ma ei kujutaks enam ette, et peaksin dokumente käsitsi haldama,” ütleb NordFinance’i tegevjuht Martin Esinurm ja lisab: “Varasemalt jõudsid arved kohale erinevatel viisidel – kes saatis e-postitsi ja ükshaaval, kes aga tõi ühe portsuna kord kuus postkasti või kontorisse. See kõik võttis palju aega alustades kohtumistest kuni selleni välja, et dokumendid tuli käsitsi korrastada, järjestada ja süsteemidesse sisestada. Ega hästi ei mäleta ja ei taha enam ka sellele tagasi mõelda, kui palju aega sai tegelikult nendele tegevustele kulutatud.”
NordFinance OÜ on kasutanud veebipõhiseid raamatupidamissüsteeme juba alates 2017. aastast, mil juurutati oma klientide raamatupidamise korraldamiseks SmartAccounts. 2019. aastal, kui valmis liidestus Envoice kuluhaldustarkvaraga, võeti lisaks kasutusele ka see. Envoice ja SmartAccounts ongi täna nende peamised tööriistad. “Need lahendused on viinud meie töökorralduse täiesti uuele tasemele,“ märgib Martin.
Ajavõit, mida ei saa alahinnata
“Üks asi, mis mind tõesti üllatas, oli ajavõit,” jagab Martin oma kogemust. “Mõõtsin huvi pärast stopperiga, kui palju kulub aega PDF formaadis 15 kuludokumendi käsitsi sisestamiseks. Täpselt 15 minutit. Envoice’i standard digimislahenduse abil vähenes see aeg alla seitsme minuti ja inimkontrolliga paketi puhul saab seda veelgi allpoole nihutada. See on tohutu erinevus, eriti kui korrutada see kõikide büroo kuludokumentide arvuga kuus!”
Esialgu võib uuele süsteemile üleminek tunduda keeruline ja isegi hirmutav. See on ootuspärane reaktsioon, sest uus tehnoloogia ja tööviis tekitab alguses küsimusi ja kahtlusi. Kõige raskem samm on sageli just esimene – otsus proovida. See otsus nõuab julgust astuda välja mugavustsoonist, et asjad saaksid muutuda paremaks.
„Kui see esimene samm on tehtud, läheb edasi juba lihtsamalt,“ tunnistab Martin ja soovitab alustada katsetamist enda bürooga, sest siis saad protsesse nii raamatupidaja kui ka kliendi vaatest proovida. Edasi saab liikuda mõne lihtsama ja väiksema kliendi dokumentide digiteerimise süsteemi loomisega ja seda esialgu kasvõi klienti kaasamata. Selliselt edasi liikudes muutub süsteem iga sammuga arusaadavamaks, iga toiming harjumuspärasemaks ja lõpuks märkad, et kogu protsess on sujuvam kui kunagi varem.
Oluline on mõista, et esimene samm – otsus proovida – on see, mis avab ukse efektiivsusele. See on investeering tulevikku, kus süsteem aitab igapäevaelu lihtsustada ja toetab ettevõtte kasvu. Seega, kuigi algus võib tunduda raske, tasub see pikas perspektiivis end kindlasti ära.
Kuidas vanemat põlvkonda julgustada?
“Ma mõistan, et vanema põlvkonna jaoks võib uus tehnoloogia tunduda keeruline,” märgib tegevjuht. “Aga ma ütleksin neile: ‘Ärge kartke! Alati on olemas abivalmis ja sõbralik klienditugi, kes aitab kõigest aru saada. Mina olen tarkvarade kasutajatoelt alati kiired vastused ja lahendused saanud.”
Ta rõhutab, et alguses võib mõni asi tunduda segane, kuid kasu kaalub selle kiiresti üle: “Pikaajaline võit – lihtsam töökorraldus ja suurem ajavõit – on palju suurem kui alguse vaev.”
Dokumentide edastamine
“Meie kliendid kasutavad erinevaid meetodeid, et arved ja tšekid süsteemi jõuaksid,” selgitab Martin. “Kes pildistab tšekke mobiilirakendusega, kes saadab kõik otse Envoice’i arvete postkasti, mis on väga mugav lahendus. Postkasti saab arveid saata ka mitu tükki ühe e-mailiga. Kõik on üles ehitatud nii, et oleks võimalikult mugav.”
Ta lisab, et ka automatiseerimine teeb elu lihtsamaks: “Kui Envoice tuvastab, et mõni dokument on juba süsteemis, siis seda topelt ei lisata. See vähendab vigu ja säästab aega.”
Paberivaba elu eelised
Paberivabadus on teinud elu lihtsamaks nii ettevõtte sees kui ka klientide jaoks. “Tänu sellele, et kõik on digitaalses formaadis, on protsessid sujuvamad ja läbipaistvamad,” märgib Martin. “Ja ausalt öeldes, kes tahakski minna tagasi paberi juurde?”
“Kõige olulisem on lihtsalt alustada,” ütleb NordFinance’i juht kokkuvõtteks. “Proovi, katseta ja vaata ise. Digilahendused ei ole hirmutavad – need on tööriistad, mis teevad elu lihtsamaks. Ja kui oled korra selgeks saanud, ei taha sa enam tagasi vaadata.”
Lõpetuseks Envoice’i soovitused:
Kui oled juba kaalumas, kuidas oma tööprotsesse lihtsustada ja raamatupidamine sujuvamaks muuta, siis siin on mõned soovitused Envoice’i meeskonnalt:
- Ühtlusta tööprotsessid – tee selgeks, kuidas erinevad osapooled peaksid dokumente edastama ja haldama.
- Lisa kliendid ja töötajad kasutajaks – tutvusta neile Envoice’i võimalusi ja mobiiliäppi, et kõik saaksid mugavalt kaasa lüüa.
- Võta kasutusele e-arved – see muudab kogu süsteemi kiiremaks ja vähendab käsitsitöö vajadust.
- Muuda büroo paberivabaks – vähem pabereid tähendab vähem segadust ja rohkem aega olulisele keskendumiseks.
- Automatiseeri tegevused maksimaalselt – seadista süsteem nii, et korduvad ülesanded toimuksid automaatselt.
- Koosta uutele klientidele kasutusjuhend – see lihtsustab nende jaoks esimesi samme ja muudab koostöö alustamise sujuvaks.
***
NordFinance OÜ
NordFinance OÜ on 1995. aastal asutatud pereettevõte, kus kasutatakse oma klientide raamatupidamise korraldamiseks ja kuludokumentide haldamiseks SmartAccountsi ja Envoice tarkvarasid.
Ettevõtte portfellis on üle 150 ettevõtte erinevatest valdkondadest alustades vabakutselistest spetsialistidest ja väikeinvestoritest kuni tehnoloogiaettevõtete ja keskmise suurusega ehitusfirmadeni.
Kui tunned, et raamatupidamine võiks olla lihtsam, siis Nordfinance saab sinu ettevõtet aidata. Nad muudavad protsessid mugavaks ja pakuvad kaasaegseid lahendusi, mis säästavad sinu aega ja energiat.
Võta Martiniga ühendust, et arutada, kuidas teha sinu elu ettevõtjana lihtsamaks.
