Laoarvestus – miks ja kuidas?

SmartAccountsi laoarvestusega kaasneb mitu väga olulist kasutegurit:

• Kiiresti selge ülevaade laoseisudest. Varude arvestus võimaldab saada arvuti juurest lahkumata selge pildi ettevõtte laovarudest nii antud momendil kui ajaloos.
• Varud on alati finantsaruannetes automaatselt kajastatud. See tähendab, et puudub ka vajadus perioodilise hindamise meetodil varusid raamatupidamises eraldi kajastada.
• Täpne ülevaade müügimarginaalidest. Selleks on olemas SmartAccountsi aruandluses eraldi raport.
• Igal ettevõttel võib olla mitu ladu. See võimaldab majandustarkvaras luua erinevaid müügikohti ning kõikide nende varusid ka eraldiseisvana jälgida.

Arvestus varude üle ei ole oluline vaid nendes ettevõtetes, kus on olemas eraldi kaupade ladustamistingimused. Laoarvestus võib teatud juhtudel olla vajalik ka näiteks teenindusettevõtetes, kus mõningaid kaupu soetatakse sisse suuremates kogustes. Sellisel juhul annab varude jooksev arvestus võimaluse jälgida otse majandustarkvarast kui palju ühte või teist ettevõtte tegevuseks vajalikku toodet varutud on. Nii on tagatud ettevõtte pidev varustatus vajalike kaupadega.

SmartAccounts kasutab varude hindamiseks first in first out (FIFO) meetodit. See tähendab, et esimesena arvele võetud varud müüakse ka esimesena laost välja.

Selleks, et raamatupidamistarkvaras varude arvestamist kasutada on vaja läbi teha järgmised sammud:

1. Lisada ettevõttele vähemalt üks ladu. Seda saate teha menüüpunktist “Ladu > Laod”.
2. Varude arvestuses kasutatakse üksnes neid ostu- ja müügiarveid, millel on määratud “Muuda ladu”. Selleks, et valik arvete sisestamisel ei ununeks, on Sul võimalik määrata vaikimisi ladu. Seda saad teha kahel viisil:
   • Kogu ettevõtteülene vaikimisi ladu on määratav “Seaded > Parameetrid” menüüpunktist.
   • Juhul kui kasutad kasutajagruppe ja mitut erinevat ladu, saad vaikimisi lao määratleda igale kasutajagrupile eraldi menüüpunktist “Seaded > Kasutajad ja grupid”.
3. Lisada vastavad laoartiklid. Laoarvestust peetakse üksnes nende artiklite kohta, mille tüüp on “Laoartikkel”.
4. Kui on ettevõttel varasemast olemas laovarud, sisesta vastavate kaupade algsaldod menüüpunktist “Ladu > Laoliikumised” sissetuleva laoliikumisena. Kuna laoliikumine genereerib ka ise automaatkande, et laovarud oleksid ka raamatupidamises kajastatud, ei tohi raamatupidamise algsaldode kanne (mis on sisestatud “Pearaamat > Pearaamatu kanded” alt) sisaldada laokaupade väärtust. Vastasel juhul võetaks laokaubad raamatupidamiskontol arvele kahekordselt.

Ja ongi SmartAccountsi varude arvestus koos kõikide oma kasulike omadustega kasutusele võetud.

SmartAccountsi laoarvestuse funktsionaalsus on olulisel määral seotud järgmiste funktsionaalsustega:

• Laod. Võimaldab hallata ettevõtte ladusid ning vajadusel laoseisusid üle kalkuleerida.
• Ostu- ja müügiarved. Kui ostu- või müügiarvet sisestades on valitud “Muuda ladu” rippmenüüst mõni ettevõtte ladu, kuvatakse laoartiklite laoseisusid lahtris “Kogus”. Ostu- ning müügiarved genereerivad automaatselt vastava vajaliku laoliikumise ning automaatkanne raamatupidamises kajastab koheselt ka muutuse artiklite laokontodel.
• Laoliikumised. Laoliikumine võimaldab kaupu lattu võtta ning laost välja liigutada ilma ostu- või müügiarvet vormistamata. Näiteks on see vajalik inventuuride puhul ilmnenud erinevuste kajastamiseks.
• Laoseisude aruanne. Võimaldab vaadata konkreetse kuupäeva seisuga kõikide laoartiklite saldosid nii koguses kui maksumuses.
• Laoliikumiste aruanne. Võimaldab analüüsida ühe konkreetse artikli laoliikumisi teatud ajavahemikul ning leida üles potentsiaalsed vead raamatupidamises.

Varude hindamise alused

SmartAccountsi varude arvestus toimib first in first out (lühidalt FIFO) põhimõttel. See tähendab, et esimesena lattu jõudnud kaup müüakse ka välja esimesena. Vaatleme järgnevalt põhilisi ladu puudutavaid tehinguid ning kaupade hinna kajastamist laoarvestuses ning raamatupidamises.

Ostuarve
Ostuarvel võetakse kaup laos arvele ostuarvel näidatud kauba soetusmaksumuses.

Ostuarve kreeditarve – tootekogused on arvel miinusmärgiga
Ostuarve kreeditarve tähendab sisuliselt kaupade liikumist laost välja. Ostuarve kreeditarve kaupade laoväärtuseks võetakse kalkuleeritud FIFO hind – st sama hind mis kaupade müügil.

Müügiarve
Müügiarvel määratakse kaupade hinnaks laosüsteemi poolt kalkuleeritud FIFO hind.

Müügiarve kreeditarve – tootekogused on arvel miinusmärgiga
Kaup võetakse lattu arvele viimase ostuhinna alusel. Juhul kui viimast ostuhinda ei leita, kasutatakse arvestatakse artikli juures määratud ostuhinda. Kui ka seda ei leita, kasutatakse väärtust „0″.

Müügiarve kreeditarve – kreeditarve funktsionaalsus
Kreeditarve funktsionaalsust kasutades võetakse kaubad lattu tagasi müüdud laohindadega. Loe müügiarve kreeditarve funktsionaalsuse kohta lähemalt müügiarvete juhendist.

Sissetulev laoliikumine
Sissetuleva laoliikumisega laos arvele võetud kaubad kajastatakse hinnas, mis on laoliikumises antud.

Väljaminev laoliikumine
Laost välja liigutatavad kaubad kajastatakse laoarvestuses FIFO põhjal arvutatud väärtuses.

Üks oluline laoväärtuse arvestamise printsiip on, et kuigi laos olevate toodete kogused võivad minna negatiivseks (vaata allpool: Müük alla nulli), siis negatiivset laoseisu kajastatakse rahalises väärtuses 0-ga.

Müük alla nulli

Mitmetel juhtudel on ettevõtetel vajadus müüa kaupu, mida neil veel hetkel laos ei ole. Toome üldlevinud näite e-kaubandusest.

1. Ettevõttele laekub tellimus e-poe kaudu. Tellitud toodet ei ole hetkel laos olemas.
2. Ettevõte vormistab müügiarve ning soovib kliendilt ettemaksu.
3. Ettemaksu laekumisel ostab ettevõte lattu vastava toote või juhul kui tegemist on menuka tootega võib ettevõte soetada ka sama toodet rohkem. Raamatupidamises vormistatakse sellele tehingule vastav ostuarve.

Lühidalt kokkuvõttes: ettevõte müüs kauba enne kliendile kui ta selle ise soetas.

SmartAccountsi lähenemine alla nulli müükidele on väga lihtne, kuid efektiivne:

• Antud juhul vormistatud müük muudab laoseisu negatiivseks, kuid laoväärtus jääb 0.
• Vormistatud hilisema kuupäevaga ostuarvega võetakse kaup lattu soetusmaksumuses arvele.
• Müügitehingus kasutatava FIFO hinna saab õigeks muuta kasutades laohindade ülearvutamise funktsionaalsust menüüst “Ladu > Laod”. Laoarvestuse metoodika võtab alla nulli müügil aluseks järgmise ostutehingu, millega müüdud kaupa lattu arvele võeti.

Lisakulud ja nende lisamine laoartikli hinnale

Vastavalt eeskirjale on lubatud kauba omahinnale juurde lisada ka neid kulutusi, mis on tehtud näiteks kauba transportimiseks lattu. Kaubale saab juurde arvestada nii selliseid lisakulusid, mis on samal arvel koos kaubaga (näiteks tarnija enda poolt pakutud transport) või siis selliseid kulusid, mille kohta on esitatud eraldi arve (transpordikulu arve jne). Loe lisakulude jaotamise kohta lähemalt siit 

Vaikimisi ladu

1. Kui on olemas kasutajagrupile määratud ladu, siis eelistatakse seda. 
2. Kui kasutajagrupile ladu ei ole määratud, siis eelistatakse parameetrite all seadistatud vaikimisi ladu (Seaded – Parameetrid).
3. Kui parameetrite all vaikimisi ladu ei ole seadistatud, siis eelistatakse ladude nimekirjast esimest aktiivset ladu.

Vaikimisi määratud lao kasutamise loogika dokumentidel:

• Uus arve loomine:
  • Vaikimisi ladu valitakse arvele peale seda, kui arvereale on määratud laoartikkel.
• Arve kopeerimine:
  • Kui algsel arvel on ladu, siis tuleb see ladu kopeeritud dokumendile kaasa. Kui algsel arvel ladu puudub, jääb lao valik tühjaks.
• Artikli valimine arvele:
  • Kui arvele määratakse laoartikkel, siis valitakse arvele automaatselt vaikimisi ladu.
• Müügiarve loomine ostuarvest:
  • Kui algsel arvel on ladu, siis tuleb see ladu kopeeritud dokumendile kaasa. Kui algsel arvel ladu puudub, kuid dokumendil oli laoartikkel, valitakse arvele vaikimisi ladu.
• Ostuarve loomine müügiarvest:
  • Kui algsel arvel on ladu, siis tuleb see ladu kopeeritud dokumendile kaasa. Kui algsel arvel ladu puudub, kuid dokumendil oli laoartikkel, valitakse arvele vaikimisi ladu.