SmartAccounts ja Scoro liides

• Üldine
• Andmete automaatne importimine Scorost
• Andmete manuaalne importimine Scorost
• Maksete info edastamine Scorosse
• Scoro liides ning hankijate, klientide ja artiklite ID-d
• Artiklid ja ladu
• Objektid
• Käibemaks
• Vead importimisel

Üldine

Scoro on äritarkvara paljude kasulike funktsioonidega projektihalduse, pakkumiste haldamise jne tarbeks. Seejuures on tarkvaras puudu aga raamatupidamine, millega saab aidata SmartAccounts. SmartAccountsi Scoro liides töötab järgmiste andmetega:

• Ostuarvete importimine Scoro > SmartAccounts;
• Müügiarvete importimine Scoro > SmartAccounts;
• Maksete importimine Scoro > SmartAccounts;
• Maksete eksportimine SmartAccounts > Scoro.

Scoro liidese kasutamise eeldus on Scoro API võtmete sisestamine SmartAccountsi. Selleks toimi järgnevalt:

1. Navigeeri Scoros API administreerimise lehele: ‘Admin’ > ‘Liidestused’ > ‘API’.
2. Kui Sinu kontol on aktiveeritud API, siis leiad sellelt lehelt võtmed, mis on vajalikud API kaudu Scoroga liidestumiseks.
3. Ava SmartAccountsis liidetud teenuste lehekülg (‘Seaded’ > ‘Liidetud teenused’) ning sisesta Scoro API võti SmartAccountsi.

Nii lihtsalt saadki SmartAccountsi ja Scoro vahelist liidest kasutama hakata.

Andmete importimine Scorost

Andmete automaatne import

Et Scoro ja SmartAccountsi liidest võimalikult mugavalt kasutada, on võimalik aktiveerida andmete automaatne import. Automaatse andmevahetuse aktiveerimiseks tuleb liikuda ‘Seaded’ – ‘Liidetud teenused’ menüüpunkti ning Scoro liidese jaotises aktiveerida valikud:

1. Lae Scorost automaatselt:
   1. müügiarved
   2. ostuarved
   3. maksed
2. Saada Scorosse automaatselt (vt rohkem jaotises ‘Maksete info edastamine Scorosse’)

Liidese kaudu hakkavad liikuma automaatselt need dokumendid, mis on sisestatud peale liidese aktiveerimist. Juhul, kui mõne dokumendi import-eksport ebaõnnestub, antakse sellest veast kasutajale teada rakenduse avalehel.

Arvestada tuleks vähemalt järgmiste üldiste piirangutega:

• Kui andmed Scoros muutuvad (sh näiteks klient vahetub vmt), siis automaatselt juba SmartAccountsi imporditud dokumenti uute andmetega üle ei kirjutata.
• Samuti tuleb nt Scorost – SmartAccountsi juba imporditud arve kustutamisel Scoros sama toiming teha käsitsi SmartAccountsis
• Kui SmartAccountsist vahepeal mõni dokument kustutatakse, siis seda automaatselt uuesti Scorost ei impordita. Kustutatud dokumendi saab SmartAccountsi uuesti importida ainult manuaalse importimise teel (selleks tuleb ‘Seaded – Liidetud teenused – Scoro’ all välja lülitada automaatne import)

Kuna ettevõtete äriprotsessid on väga erinevad soovitame kindlasti Scoro liidese töö eelnevalt kasvõi proovikontode vahendusel üle testida.

Kui automaatne andmevahetus on aktiveeritud, ei kuvata kasutajale rakenduse menüüs enam valikut ‘Impordi Scorost’. Valik ilmub menüüsse tagasi, kui automaatne andmevahetus deaktiveeritakse.

Automaatse andmevahetuse desaktiveerimiseks tuleb avada ‘Seaded’ – ‘Liidetud teenused’ menüüpunkt ning klikata ‘Impordi käsitsi’ valikule.

Andmete manuaalne import

Menüüpunktist ‘Ost/Müük’ > ‘Impordi Scorost’ leiad kõik võimalused andmete manuaalseks importimiseks Scorost. Andmete importimise juures on oluline see, et Scorost juba imporditud dokumente enam ei uuendata. See tähendab, et ärihaldustarkvarast tuleks importida vaid selle perioodi dokumendid, mis lähevad ettevõttes raamatupidamisse ning mida enam ei muudeta (sh ka ei kustutata jne). Samuti ei uuendata näiteks tehingupartnerite andmeid kui varasemalt juba SmartAccountsis liidese vahendusel loodud tehingupartneri andmed on Scoro pool muutunud.

Kõikide toimingute (arved ja maksed) import toimub tarkvaras sarnaselt:

• Vajutada (vastava toimingu juurest) nupul ‘Impordi’.
• Avaneval ekraanivormil vali sobilikud kuupäevad. Peale esimest importimist täidetakse kuupäevad tarkvara poolt automaatselt. Kui näiteks imporditakse müügiarved vahemikus 01.01.–10.01., siis järgmisel ekraani avamisel näiteks 13.01. pakutakse automaatselt kuupäevadeks 11.01.–12.01. (13.01. toimingud on veel pooleli).
• Seejärel kuvatakse nimistud SmartAccountsi lisanduvatest andmetest. Andmete importimiseks vajuta nupul ‘Impordi’.

Maksete info edastamine Scorosse

Võib-olla on Sinu ettevõttes kasulik üles ehitada protsessid sedasi, et maksete haldamine toimub SmartAccountsi poolel, kuid näiteks müügiarved sisestatakse Scorosse. Sel juhul on mugav kasutada maksete andmete automaatset edastamist Scorosse. Automaatse liidese aktiveerimiseks tuleks navigeerida menüüpunkti ‘Seaded’ > ‘Liidetud teenused’ ning Scoro liidese jaotises määrata linnuke ‘Saada Scorosse automaatselt: Maksed’ juurde.

Sellise seadistuse juures hakkab SmartAccounts kord tunnis saatma eelmisel tunnil tarkvarasse lisatud maksete kohta infot ka Scorosse. Oluline on, et infot saadetakse vaid nende maksete kohta, mis on seotud Scorost imporditud müügi- või ostuarvetega (vaata eelmist punkti). Muude maksete kohta infot ei saadeta.

Info liigub SmartAccountsist Scorosse kord tunnis järgmise tunni 15. minutil (ehk vahemikus 13-14 tehtud maksed saadetakse Scorosse 14.15). Sama intervalliga toimub andmete liikumine Scorost SmartAccountsi. Nii, nagu ka müügiarvete ja ostuarvete muudatusi teisele poolele ei sünkroniseerita, ei vahetata ka infot muudetud või kustutatud maksete osas. See tähendab, et kui peale makse info saatmist Scorosse on SmartAccounts poolel tehtud muudatusi (muutunud on makse summa, makse on kustutatud vmt), tuleb muudatused teha käsitsi ka Scoros.

NB! Soovitame samaaegse maksete liikumise mõlemal suunal aktiveerida ainult juhul, kui näiteks ühel pool märgitakse tasutuks müügiarveid ning teisel pool ostuarveid. Muul juhul soovitame kasutada funktsionaalsust äärmiselt teadlikult, et vältida topelt maksete liikumist keskkondade vahel.

Vaikimisi liigub SmartAccountsist Scorosse info kõikide panga- ning kassamaksete kohta. Kui Scoro liides on aktiveeritud, on võimalus ka iga pangakonto juures andmete edastamine Scorosse välja lülitada. Seda saab teha peale Scoro liidese aktiveerimist menüüpunktis Seaded – Maksed ning avades vastavast jaotisest soovitud pangakonto.

Maksete liikumist on võimalik juhtida mõlemal suunal – ehk maksete eksport Scorosse ja maksete import Scorost (pangakontode/kassade vaates valikud ‘Ära saada makseid Scorosse’ ja ‘Ära impordi makseid Scorost’).

Pangakonto info

Scoro ei lisa SmartAccountsist Scorosse sünkroonitud maksetele laekumise kontot juurde mitte ühelgi juhul. Kõik sünkroonitud maksed edastatakse Scorosse “Määramata” staatuses ning sama staatus jääb neile ka Scoros (kuniks klient ise kontot neile ei määra).

Küll aga saadetakse pangakonto info maksete edastamisel Scorost SmartAccountsi. Scorost loetud makse korral toimub SmartAccountsis vastava pangakonto leidmine järgmiste reeglite alusel:

• Kõigepealt otsitakse SmartAccountsi poolt pangakontot, mille IBAN kood vastaks Scoro pangakonto nimele
• Seejärel otsitakse SmartAccountsi poolt pangakontot, mille nimi vastaks Scoro pangakonto nimele
• Kui eelnevad reeglid ei anna tulemust määratakse SmartAccountsis loodava makse pangakontoks esimene sobiliku valuutaga pangakonto

Kui aga ühegi reegli järgi pangakontot määrata ei õnnestu, ebaõnnestub ka makse importimine.

Scoro liides ning hankijate, klientide ja artiklite ID-d

Peamiselt liiguvad andmed Scorost SmartAccountsi suunal, mis tähendab, et kui arveid imporditakse Scorost SmartAccountsi, siis tekitatakse SmartAccountsis samuti uued kliendid, hankijad ning artiklid (raamatupidamiskontod lisatakse SmartAccountsi vaikimisi kontod järgi, mis on määratud Seaded – Vaikimisi kontod lehel).

See toimib kenasti juhul, kui SmartAccountsi andmebaas on tühi. Kuidas aga toimida juhul, kui samad tehingupartnerid ja artiklid eksisteerivad mõlemal pool?

Kui Scorost imporditakse arve, millel on klient/hankija ning artiklid, siis SmartAccountsis arve loomisel otsitakse seoseid olemasolevate partnerite ja artiklitega just nende ID-de järgi, mis on Scoros tehingupartneritele ja artiklitele külge pandud.

Kui toimub esmakordne konkreetse kliendi/hankija/artikliga seotud arve importimine, siis sellel hetkel Scoro ID-sid veel SmartAccountsis ei ole. Sellest tulenevalt ei leita olemasolevaid seoseid ning partner/artikkel luuakse topelt.

Kui kord juba Scorost arvete importimisel SmartAccountsis loodud hankija, kliendi või artikli andmeid Scoro pool muudetakse, tuleb need muudatused teostada käsitsi ka SmartAccountsis.

Kuidas vältida topelt andmete tekkimist?

Selleks, et Scorost andmete importimisel ei tekiks topelt andmeid, tuleb enne esmast arvete importimist varustada SmartAccountsi andmebaas Scoro ID-dega.  Scorost on võimalik kliente ja hankijaid eksportida vastavatest nimekirja vaadetest. Tooteid saab eksportida tootebaasist.

Artiklid:

Toimi palun alljärgnevalt:

• Logi sisse Scoro kontole;
• Ekspordi artiklite nimekiri, kus oleks näha tooted koos Scoro ID-dega;
• Logi sisse SmartAccountsi kontole;
• Ava menüüpunkt ‘Ost/müük’ – ‘Artiklid’. Edasi klikka ‘Rohkem’ – ‘Ekspordi’.
• Täida äsja salvestatud failis ära veerud:
  • • ‘Liidetud teenus’
    • ‘Liidetud teenuse ID’
• ‘Liidetud teenus’ veergu märgi tähis ‘SC’ ning ‘Liidetud teenuse ID’ veergu märgi Scorost failist leitud artikli ID.
• Salvesta fail CSV vormingus ning impordi SmartAccountsi tagasi (Ost/müük – Artiklid – Rohkem – Ekspordi).
• NB! Ka muud artikli andmed kirjutatakse failis olevate andmetega üle

Kliendid:

• Toimi palun alljärgnevalt:
• Logi sisse Scoro kontole;
• Ekspordi nimekiri, kus oleks näha kliendid koos Scoro ID-dega;
• Logi sisse SmartAccountsi kontole;
• Ava menüüpunkt ‘Ost/müük’ – ‘Artiklid’. Edasi klikka ‘Rohkem’ – ‘Ekspordi’.
• Täida äsja salvestatud failis ära veerud:
  • • ‘Liidetud teenus’
    • ‘Liidetud teenuse ID’
• ‘Liidetud teenus’ veergu märgi tähis ‘SC’ ning ‘Liidetud teenuse ID’ veergu märgi Scorost saadud artikli ID.
• Salvesta fail CSV vormingus ning impordi SmartAccountsi (Ost/müük – Artiklid – Rohkem – Ekspordi).
• NB! Ka muud kliendi andmed kirjutatakse failis olevate andmetega üle

Hankijad:

• Toimi palun alljärgnevalt:
• Logi sisse Scoro kontole;
• Ekspordi nimekiri, kus oleks näha hankijad koos Scoro ID-dega;
• Logi sisse SmartAccountsi kontole;
• Ava menüüpunkt Ost/müük – Artiklid. Edasi klikka ‘Rohkem’ – ‘Ekspordi’.
• Täida äsja salvestatud failis ära veerud:
  • • ‘Liidetud teenus’
    • ‘Liidetud teenuse ID’
• ‘Liidetud teenus’ veergu märgi tähis ‘SC’ ning ‘Liidetud teenuse ID’ veergu märgi Scorost saadud artikli ID.
• Salvesta fail CSV vormingus ning impordi SmartAccountsi (Ost/müük – Artiklid – Rohkem – Ekspordi).
• NB! Ka muud hankija andmed kirjutatakse failis olevate andmetega üle

Artiklid ja ladu

Scoro tootekoodile vastab SmartAccountsis väli Kood

Scoro toote nimetusele vastab SmartAccountsis väli Kirjeldus

Arvete importimisel tuuakse üle ka kommentaari lahtris (ehk ‘Toote või teenusekirjeldus’) olev info, mis liidetakse SmartAccountsis kirjelduse lahtrisse.

Vaikimisi luuakse uued artiklid SmartAccountsis ’Kaup’ tüüpi.

Selleks, et Scorost imporditud artiklid salvestada SmartAccountsis laoartiklitena, on vajalik Scoros artiklile juurde lisada tunnus “Laoartikkel”.

Tunnuseid on võimalik sisestada Scoros menüüvalikus ‘Seaded’ – ‘Keskkonna seaded’ – ‘Tunnused ja seaded’ – ‘Toodete tunnused’.

Kui artiklile on lisatud juurde tunnus “Laoartikkel” ning selline artikkel Scorost dokumentide importimisel tuvastatakse, siis salvestatakse see artikkel ka SmartAccountsis laoartiklina, valitakse arvele ladu ning tekitatakse ka laoliikumised.

Objektid

Kui arvereale on sisestatud arvestusobjekt, siis see tuleb SmartAccountsi üle. Objekt lisatakse arve külge ning arvereale ja salvestatakse süsteemis ka uue objektina. Arvestusobjekti lisamine ei ole kohustuslik.

Käibemaks

Vead importimisel

Kui Scorost arvete importimisel tekib tõrkeid või küsimusi:

• Artiklid peavad olema loodud Scoros. Kui importimisel leitakse sama koodiga artikkel SmartAccountsis ja sellel puudub Scoro ID (Scoro ID on süsteemisisene tunnus, mille alusel seotakse Scorost ületulnud artiklid SmartAccountsi artiklitega), siis arve import ebaõnnestub. Põhjus on selles, et Scorost toodud andmete põhjal hakatakse automaatselt looma uut artiklit, mis aga SmartAccountsis juba eksisteerib.
• Lahendus:
  1. 1. Kui selle artikliga ei ole veel SmartAccountsis toiminguid seotud, siis artikkel SmartAccounts poolel kustutada ning seejärel arved uuesti importida.
     2. Luua arve SmartAccountsis käsitsi (sellisel juhul hakkab sama artikliga sama probleem siiski ka edaspidi korduma).
     3. Muuta artikli kood SmartAccountsi poolel ära, mispeale arve importimisel luuakse uus artikkel.
     4. Kasutada artiklite importimise funktsionaalsust, mille abil saab sellele probleemsele artiklile määrata Scoro ID (kasutajaliides selle täitmist ei võimalda), mille tulemusel hakkab SmartAccounts edaspidi ka seda artiklit ära tundma. Selleks tuleb:
        • fail SmartAccountsist eksportida tervikuna (Ost/müük – Artiklid – Rohkem – Ekspordi),
        • eemaldada kõik teised artiklid,
        • määrata sellel ühel artiklil „Liidetud teenus“ lahtrisse tähis „SC“ ning „Liidetud teenuse id“ Scoro artikli identifikaator, mis on leitav näiteks brauseri aadressiribalt, kui vaadata Scoros konkreetset toodet või teenust (….. settings/products/product/modify/12 näite puhul „12“),
        • importida fail tagasi SmartACcountsi ning proovida arve importida uuesti.
• Arveridadele peab Scoros olema valitud artikkel. Kui Scoros on artikkel jäänud valimata, siis arve import ebaõnnestub (veateade ‘Arve real puudub seos artikliga’)
  •  Lahendus
    1. Kontrollida arved üle ning lisada Scoros arveridadele artiklid ning mitte ainult arverea info.
• Scoro võimaldab arveridade hindade määramist ning soodustuste määramist märksa keerulisema loogika alusel, kui SmartAccounts, mistõttu võib esineda olukordi, kus teatud arvete importimine ei õnnestu, sest liides ei suuda arvutada õiget summat välja.
  • Lahendus
    1. Kontrollida üle veateates olevad arved ning vaadata, et arvereale oleks määratud artikkel ja et poleks kasutatud sellist soodustuste loogikat, mida SmartAccounts ei toeta
• Automaatse Scoro liidese puhul loetakse arveid loomise kuupäeva järgi (ehk näiteks nö täna loodud eilse kuupäevaga arve tuuakse liideses üle). Käsitsi arvete importimisel arvestatakse aga arve enda kuupäeva ja mitte loomise kuupäeva.
  • Lahendus
    1. Kui selline kuupäevade erinev käsitlus tekitab olukorra, kus osad arved pole üle tulnud, siis tuleks automaatne import välja lülitada. Selleks tuleb avada menüüpunkt ‘Seaded – Liidetud teenused’ ning klikata Scoro juures ‘Seaded -> Impordi käsitsi’. Seejärel valida ‘Ost/müük – Müügiarved – Impordi Scorost’ ning sisestada soovitud kuupäeva vahemik ja arved manuaalselt importida.