Finbite arvekeskus
Kui lisaks e-arvete edastamisele on soov kasutada ka teisi arveskeskuse teenuseid, siis on võimalik hakata Finbite arvekeskuse lepinguliseks kliendiks (endine Omniva arvekeskus). Lepingulistel klientidel on võimalik:
- SmartAccountsis koostatud müügiarveid e-arvetena mugavalt klientideni toimetada (kõikidesse kanalitesse)
- Hankijate saadetud ostuarveid (e-arveid) mugavalt raamatupidamisse importida
Selleks, et SmartAccounts Finbite arvekeskusega liita, on vaja teha mõned lihtsad toimingud.
*Kui ettevõte ei soovi teisi arvekeskuse teenuseid kasutada, vaid ainult e-arveid edastada, siis selleks on võimalik aktiveerida e-arvete edastamise teenus – tutvu teenuse aktiveerimise juhendiga
Lepingu sõlmimine
Esmalt tuleb sõlmida Finbite arvekeskuse kasutamise leping. Loe lisaks Finbite kodulehel.
Hinnakirjas on valikus erinevad paketid. Väikeettevõttele sobib hästi „Lite“ pakett. Vajadusel saab paketti ka muuta.
Seadistamine Finbite arvekeskuses
Kui leping on sõlmitud, siis tuleb liikuda arvekeskuses menüüpunkti ‘Üldinfo – Seaded – Andmevahetus ERP-ga’.
Avanenud ekraanivormil märgistada valik “ERP-i juurdepääs lubatud” ning klikata “Salvesta”. Seepeale genereeritakse Teile võti, mille saate SmartAccountsi sisestada.
Seadistamine SmartAccountsis
Arvekeskuse võtme sisestamiseks tuleb liikuda SmartAccountsis ‘Seaded – Liidetud teenused’ menüüpunkti.
Kui võti on sisestatud, tuleb samas menüüpunktis vaadata üle veel mõningad seadistused.
Müügiarved
Pärast müügiarvete saatmist
Selle valikuga saate ära seadistada selle, kas arved saadetakse SmartAccountsist automaatselt kliendile sobivasse kanalisse või saadetakse arved arvekeskusesse, kust tuleb need juba täiendavalt kliendile edastada.
- Kui on määratud „Arveid ei saadeta automaatselt edasi“, siis saadetakse müügiarved SmartAccountsist arvekeskusesse ning sealt tuleb need kliendile edastada.
- Kui on määratud „Arved saadetakse automaatselt kliendile sobilikku kanalisse“, siis edastatakse müügiarved automaatselt läbi arvekeskuse otse kliendile ning vahepealne arvekeskusesse sisselogimine ei ole vajalik.
Hoia klientide arve saamise eelistusi SmartAccountsis
Selle valikuga saate ära määrata selle, kas kliendi e-arve (müügiarve) saamise kanali eelistusi hoitakse SmartAccountsis või arvekeskuses (Kliendi tellimused). Kui on märgistatud valik „Hoia klientide arve saamise eelistusi SmartAccountsis“, siis saab selle valiku ära teha kliendikaardil (‘Ost/müük – Kliendid’) ning arvekeskuses eraldi seadistusi tegema ei pea. Loe kliendile sobiva kanali määramisest edasi müügiarvete juhendist (jaotis E-arved).
Saada perioodilisi arveid e-arvena vaid neid vastu võtvatele klientidele
- Kui seadistus on linnutatud, siis saadetakse automaatselt koostatud perioodilised arved Finbite’i vaid sellistele klientidele, kes võtavad e-arveid vastu. Ülejäänud klientide arveid üritatakse saata e-postitsi.
- Kui seadistus on välja lülitatud, siis saadetakse perioodilised arved e-arvena kõikidele klientidele, isegi kui nad e-arveid vastu ei võta. See võimaldab Finbitest arveid edasi saata näiteks internetipanka või mõnda teise seadistatud kanalisse (näiteks eraisikutele internetipanka e-arvete saatmine).
Loe, kuidas e-arveid eraisikule internetipanka saata
Müügiarvete edastamine
Vaikimisi e-arve makse konto
Selleks, et hakata e-arveid läbi arvekeskuse edastama, tuleb määrata ära ka üks vaikimisi e-arve pangakonto. Seda saab teha ‘Seaded – Maksed’ menüüpunktis.
Müügiarve saatmine e-arvena
Nüüd on liides SmartAccounts ja Finbite arvekeskuse vahel toimiv ning saate e-arveid arvekeskuse teenuste kaudu saatma ning vastu võtma hakata.
Müügiarvete saatmiseks tuleb:
- Avada ‘Ost/müük – Müügiarved’;
- Märgistada soovitud müügiarved;
- Vajutada ‘Rohkem – Saada e-arved’.
Kui ‘Liidetud teenused’ menüüpunktis on määratud „Arved saadetakse automaatselt kliendile sobilikku kanalisse“, siis edastatakse müügiarved automaatselt arvekeskusest kliendile.
Kui ‘Liidetud teenused’ menüüpunktis on määratud „Arveid ei saadeta automaatselt edasi“, siis tuleb peale arvete edastamist logida siis arvekeskusesse ning edastada arved kliendile arvekeskuse keskkonnast.
Ostuarved
Ostuarvete import
Ostuarved tuleb arvekeskusest importida menüüpunkti ‘Ost/müük – E-arve import’ kaudu. Peale importimist kuvatakse ostuarvete nimekiri ning arved tuleb salvestada.
Loe rohkem: Ostuarvete import
Impordi ostuarved olekus
Ostuarvete osas on võimalik seadistada seda, kas arvekeskusest imporditakse „Laekunud arvekeskusesse“ staatuses „Kinnitatud“ staatuses e-arved (see valik on oluline juhul, kui ettevõttel on arvekeskuses kasutusel kinnitusring) või ‘Valmis ERP-i saatmiseks’.
Ostuarvete importimise kohta saate lugeda täpsemalt meie e-arvete importimise juhendist.
Finbite arvekeskus