Puhkused/puudumised

Üks SmartAccountsi palgaarvestuse keskseid komponente on menüüpunkt “Palk -> Puhkused/puudumised”. Puhkused ja puudumised võetakse arvesse igakuise palga arvestamisel ning selle menüüpunkti kaudu on võimalik ka vaheväljamakseid luua, kui töötajale on puhkusetasu vaja maksta enne puhkuse algust.

Puhkused/puudumised

Puhkuste ja puudumiste nimekirjas kuvatakse valitud filtri väärtustele vastavad sündmused koos nende kestuse, kirjelduse ning kalendri- ja tööpäevade arvuga. Veerus “Loodud väljamakse” kuvatakse viide töötasudele juhul, kui selle sündmuse alusel on palgaarvestusse väljamakse loodud.

Nupp “Lisa uus” abil saab töötajale uue puhkuse või puudumise registreerida.

Sündmuste kalender

Kuvatavas 3 kuu kalendris on visualiseeritud töötajatega seotud sündmused. Kalendris on punase tärniga märgitud ära päevad, millele on sisestatud mõni sündmus ning selle kuupäeva peale liikudes kuvatakse nimekiri sellele kuupäevale registreeritud sündmustest.

Kalendri keskmise kuu päises olevate nooltega on võimalik sündmuste kalendris ühe kuu kaupa edasi või tagasi liikuda. Tagasi jooksva kuu kuvamise juurde saab lingi “Jooksev kuu” abil.

Sündmuste märkimine kalendrisse

Uue sündmuse saab lisada klikates ‘Lisa uus’ või siis klikates kalendris sündmuse alguse kuupäeval, ning seejärel lõpu kuupäeva. Seejuures teeb sündmuse kalendrisse märkimise lihtsamaks ka asjaolu, et puhkuse või puudumise ajavahemikku jäävad päevad märgitakse eraldi värviga ära. Nii on visuaalselt kohe näha puhkuse või puudumise perioodi sisse jäävad kalendri- ning tööpäevad. Puhkuse või puudumise detailandmete sisestamiseks tuleb seejärel klikata väikesel rohelise linnukesega märgitud nupul “Lisa”. Kui sündmuse märkimine ebaõnnestus (näiteks märkisite sündmuse alguse kuupäeva valesti), klikake nupul “Tühista” ning alustage uuesti.

Perioodi riigipühad

Riigipühade jaotises kuvatakse kalendris hetkel kuvatava 3 kuu perioodi sisse jäävad riigipühad.

Perioodi kalendri- ja tööpäevad

Selles jaotises kuvab SmartAccounts palgaarvestus kalendris näidatud 3-kuulise perioodi kohta:

• Iga kuu kalendripäevad koos riigipühadega – lahter KP (rp+).
• Iga kuu kalendripäevad, millest on riigipühad maha arvestatud – lahter KP (rp-).
• Iga kuu tööpäevad – lahter TP. Tööpäevaks loetakse nädalapäevi esmaspäevast reedeni ning neist arvestatakse maha riigipühad.

Samas jaotises kuvatakse kalendri- ning tööpäevade informatsioon ka kõikide töötajate kohta eraldi. Iga töötaja juures arvestatakse töötajale sisestatud lepingute algus- ning lõpukuupäevadega ja registreeritud sündmustega.

Uue puhkuse või puudumise lisamine

Klikates sündmuste nimekirjas “Lisa uus” või märkides sündmuse otse kalendrisse, avaneb uue sündmuse lisamise ekraanivorm.

Töötaja. Kohustuslik väli: töötaja kellele sündmus registreerida.

Puudumise liik. Sündmuse liigi valik, kohustuslik lahter. Vt ka allpool jaotist “Sündmuste liigid palgaarvestuses”.

Kestus
Sündmuse kestus on võimalik märkida algus- ning lõpukuupäevadega või alguskuupäeva ning välja “Kestus” abil. Viimasel juhul märkige lahtrisse “Kestus” puudumise pikkus kalendripäevades.

Väljamakse
Juhul, kui sündmuse liik võimaldab luua väljamakse, kuvatakse ka vastav jaotis, millel saab märkida väljamakse detailid. Antud jaotise väärtused on olulised selleks, et määratleda, millise kalendrikuu palgaarvestusse (palgalehele) sündmus liigitada.

• Väljamakse tehakse enne puhkust/puudumist – selle valiku tegemisel määratakse väljamakse vaikimisi kuupäevaks eelviimane tööpäev enne sisestatud sündmuse alguskuupäeva.
• Väljamakse tehakse järgmisel palgapäeval – selle valiku märkimisel määratakse väljamakse vaikimisi kuupäevaks töötaja järgmine palgapäev pärast sündmuse alguse kuupäeva.

Vaikimisi liigitatakse sündmus puudumise või puhkuse alguskuupäeva perioodi. Näiteks, kui puhkus algab 2. jaanuaril, liigitatakse vaikimisi väljamakse vastava aasta jaanuarikuusse. Kui tarkvara vaikimisi pakutud väärtused väljamakse perioodi või kuupäeva osas ei ole sobilikud, klikake vastavas plokis nuppu “Muuda” ning saate vastavate infoväljade väärtused endale sobilikega asendada.

Kui väljamakse toimub enne sündmust

Peale sündmuse salvestamist ilmub tegumiribale nupp “Loo väljamakse”. Juhul, kui sündmusest on vaja tekitada vaheväljamakse (näiteks soovite töötajale maksta puhkusetasu välja seaduses ettenähtud ajal ehk eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust), tuleb kasutada nuppu “Loo väljamakse”. Enne väljamakse loomist veenduge, et sisestatud kuupäevad on korrektsed ning väljamakse kuupäev ning perioodi liigitus on palgaarvestuse jaoks sobilik.

Klikates nupul “Loo väljamakse” luuakse uus palgaleht, millel on vaid üks rida – vastava sündmuse poolt genereeritud väljamakse.

Kui väljamakse toimub järgmisel palgapäeval

Kõikide nende sündmuste kohta, mille kohta ei ole veel tasuarvestust koostatud, on mugavaim viis tasu arvestada koos vastava kuu palgalehega. Siinjuures on üks olulisemaid aspekte väljamakse perioodi liigitamine puhkuse juures (vt ülalpool “Väljamakse”). Kui töötaja puhkus kestab näiteks 04.01 – 10.01, liigitab palgaarvestus selle vaikimisi jaanuari sündmuseks. Kui olete jätnud antud puhkusetasu väljamaksmise järgmisele palgapäevale, siis vastava valiku tegemisel lisatakse see sündmus jaanuari palgalehele, mis koostatakse veebruari alguses.

Siinjuures on oluline ka märkida, et tegelikkuses ei ole oluline, kas olete märkinud väljamakse tegemise ajaks “Enne puhkust/puudumist” või “Järgmisel palgapäeval”. Tasud arvestatakse igakuise palgalehe koostamisel kõikide sündmuste kohta, mille periood ühtib palgalehe perioodiga (näiteks 2015. aasta jaanuar) ning mille kohta veel ei ole väljamakset koostatud.

Puhkuste ja puudumiste liigid

SmartAccountsi palgaarvestuses on vaikimisi olemas järgmised sündmuste liigid.

Põhipuhkus (töötasu säilitatakse)

Põhipuhkus (töötasu säilitatakse) puhkuse liiki tuleks kasutada reeglina vaid juhul, kui töötajale maksti eelneval kuuel kalendrikuul muutumatu suurusega töötasu. Sellisel juhul põhipuhkusetasu maksmiseks keskmist töötasu ei arvutata ja makstakse muutumatu suurusega töötasu alusel arvestatud tasu. Puhkusetasu arvestatakse välja lähtuvalt töötajakaardil määratud lepingujärgsest brutotasust. Tasu arvestatakse puhkuse perioodi jäävate tööpäevade kohta.

Näiteks, kui töötaja puhkab veebruaris nädala võrra ning ülejäänud perioodi töötab, siis veebruari palgalehel on töötasu ja puhkusetasu summa töölepingus märgitud brutosummaga võrdne. Seega säilib selle sündmuse liigi valimisel töötaja fikseeritud tasu ühe kuu lõikes.

• Põhipuhkuse päevad lahutatakse ka töötajale arvestatud põhipuhkuse päevade arvust.
• Puhkusel veedetud päevade võrra arvestatakse töötaja töötasu väiksemaks.
• Puhkusetasu arvestuse aluseks olevad brutosummad leitakse töötajakaardil määratud püsivate lepingute järgi (mitte näiteks viimati koostatud palgalehe järgi).
• Selle puudumise liigi kasutamise puhul peab olema töötajakaardile määratud väljamakseliigiks Tööleping tüüpi väljamakseliik ning sisestatud ka brutotasu.

NB! Kui töötaja töötasu on igakuiselt muutuv (näiteks kaasnevad igakuiselt lisatasud) või saab töötaja tasu tunnitasu alusel ning töötatud tundide arv kuus on muutuv, tuleks puhkuse sisestamisel kasutada puudumise liiki Põhipuhkus (6 kuu keskmine tasu).

Põhipuhkus (6 kuu keskmine tasu)

Arvestatakse 6 kuu keskmine kalendripäeva tasu alusel. Põhipuhkuse päevad lahutatakse ka töötajale arvestatud põhipuhkuse päevade arvust. Puhkusel veedetud päevade võrra arvestatakse ka töötaja töötasu väiksemaks.

Puudumise liiki tuleks kasutada juhul, kui on vaja väja aruvtada 6 kuu keskmine töötasu (ehk töötaja töötasu on kuust kuusse muutuv).

Haigusleht

Tasustatud töövõimetusleht. Tasu arvestatakse 6 kuu keskmise alusel (haigushüvitise keskmise tasu arvutamisel lähevad kalendripäevade hulka ka rahvus- ja riigipühad). Tasu arvestatakse ette nähtud korras vaid haiguse 4.–8. päeva kohta ning arvutatud päevatasu korrutatakse koefitsiendiga 0.7. Kui töötaja on haige pikemalt, ei ole vaja eraldi lisaks märkida töötajale ka tasustamata töövõimetuslehte. Piisab vaid ühest haiguslehe märkimisest, sest tasu arvestatakse vaid 5 päeva eest.

Haiguspäevad lahutatakse töötasude arvestamisel töötaja tööpäevade arvust.

Vaata lisaks: Puhkuse katkeb haiguse tõttu – kuidas kajastada?

Hooldusleht (tasustamata)

Seda puudumise liiki on sobilik kasutada juhul, kui töötaja põetab alla 12- aastast last. Need päevad lahutatakse töötasude arvestamisel töötaja tööpäevade arvust maha ning tasu ei arvestata.

Hoolduslehte peaks kasutama ka siis, kui esmasele töövõimetuslehele järgneb jätkuleht. Sellisel juhul tuleb sisestada esmane haigusleht kasutada puudumise liiki ‘Haigusleht’ ning järgleht kasutades puudumise liiki ‘Hooldusleht (tasustamata)’.

Loe haiguslehe ja hoolduslehe kohta pikemalt edasi meie juhendist.

Haigusleht ja hüvitis alates 1. päevast

Palgaarvestuse seadete (Palk – Palgaarvestuse seaded) all on võimalik luua selline haigushüvitise puudumise liik, mille eest makstakse hüvitist juba alates 1.päevast. Et sellist puudumise liiki luua tuleb minna Palk – Palgaarvestuse seaded lehele ning luua uus puudumise liik järgnevalt:

Õppepuhkus: tasustatud

Tasu arvestatakse 6 kuu keskmise alusel (tasu arvutamisel lähevad kalendripäevade hulka ka rahvus- ja riigipühad). Sündmust arvestatakse ka töötasude arvestamisel tööpäevade määramisel.

Isapuhkus

Isapuhkus sisestatakse kasutades puudumise liiki ‘Muu tasustamata‘.

Kuni 30.06.2020 kehtinud kord:

Tasu arvestatakse 6 kuu tööpäevade alusel. Isapuhkuse pikkuse üle tuleb arvet pidada ise – tarkvara ei sea piiranguid sündmuseliigi kestusele. Sündmust arvestatakse ka palgaarvestuses tööpäevade määramisel.

Hetkel kehtiv ja alates 01.07.2020 kehtima hakanud kord:

Alates 01.07.2020 sündivate lastega seoses on isadel õigus uuele isa täiendavale vanemahüvitisele 30 kalendripäeva ulatuses. Uue isapuhkuse taotluse saab esitada Sotsiaalkindlustusameti iseteeninduses. Uue korra järgi makstakse vanemahüvitis välja otse taotluse esitajale. Uuest isapuhkusest tulenevad lepingu peatamise kanded teeb töötamise registrisse Sotsiaalkindlustusamet.

Tegevused SmartAccountsis:

Kuna uue korra järgi ei arvuta enam tööandja isapuhkust välja, siis tuleks isapuhkuse perioodiks SmartAccountsis töötajale sisestada puudumine liigiga ‘Muu tasustamata’. Selle puudumise liigiga teenib töötaja edasi puhkusepäevi, samas arvestatakse puudutud päevad töötasust maha.

Lapsepuhkus

Lapsepuhkus sisestatakse kasutades puudumise liiki ‘Muu tasustamata‘. Lapsepuhkuse tasu arvestatakse miinimumpalga alusel arvutatud päevatasu alusel.

Alates 01.04.2022 muutub lapsepuhkuste kord

Lapsepuhkus (kuni 31.03.2022)

Vana süsteemi järgi arvestas lapsepuhkuse tasu välja tööandja. Lapsepuhkuse tasu arvestatakse miinimumpalga alusel arvutatud päevatasu alusel.

Hoolduspuhkus päevamäära alusel

Kasutatakse täisealise sügava puudega inimese hooldaja puhkuse lisapuhkepäevade kajastamisel. Puhkusetasu arvutatakse alampalga määras

Antud puhkuseliigi korral kasutatakse automaatselt palgalehel tasuliiki ‘Lapsepuhkuse tasu’.

Puudega lapse vanema puhkus

Tasu arvestatakse 6 kuu tööpäevade alusel. Puhkuse pikkuse üle tuleb arvet pidada ise – tarkvara ei sea piiranguid sündmuseliigi kestusele. Sündmust arvestatakse ka palgaarvestuses tööpäevade määramisel (ehk puudutud päevad arvestatakse töötasust maha).

Tasustamata puhkus

Tasustamata puhkus. Neid päevi ei lahutata põhipuhkusest, kuid perioodi töötasu arvestatakse vastavate päevade võrra väiksem. Tasustamata puhkuse perioodil ei teeni töötaja puhkusepäevi.

Muu tasustamata

Muu tasustamata sündmus, mida võetakse tööpäevade arvestusel arvesse. Selle puudumise liigiga kajastatud päevad lahutatakse töötatud päevadest maha. Selle puudumise liigiga võib kajastada mistahes töötaja puudumise töölt, mis ei sobitu teiste puudumise liikide alla.

Õppepuhkus: tasustamata

Tasustamata õppepuhkus. Sündmust arvestatakse vaid töötasude arvestamisel tööpäevade määramisel. Tasu selle puudumise liigiga ei arvestata.

Rasedus- ja sünnituspuhkus (kuni 31.03.2022)

Alates 01.04.2022

Alates 01.04.2022 nimetati rasedus- ja sünnituspuhkus ümber emapuhkuseks ning lapsehoolduspuhkus vanemapuhkuseks.

Kuni 31.03.2022

Sündmust arvestatakse vaid töötasude arvestamisel tööpäevade määramisel.
Dekreedi vältel peab töötaja puhkusepäevade saldo kasvama, kuid töötasusid selle perioodi eest arvestada ei ole vaja. Sellise olukorra saavutamiseks on kõige lihtsam märkida töötajale raseduspuhkus, mispeale töötasu arvestatakse igas kuus “0.00” ning väljamakse kohustust töötajale ei teki.

Peale lapse sündi, kui töötaja läheb sünnituspuhkusele, tuleb süsteemis tööleping ajutiselt peatada, mida saab teha töötajakaardilt. Selleks tuleb töötajakaardil väljamaksete plokis määrata vastava lepingu juures lõpukuupäevaks töötaja viimane dekreedi päev. Sellisel juhul ei suurene ka sellest kuupäevast edasi enam töötaja puhkusepäevade saldo.

Emapuhkuse sisestamine (endine rasedus- ja sünnituspuhkus)

Emapuhkuse perioodil ei vähendata põhipuhkuse päevi ning SmartAccountsis tuleks kasutada sel ajal puhkuse liiki ‘Muu tasustamata’.

Vanemapuhkuse sisestamine

Vanemapuhkuse puhul (endise nimega lapsehoolduspuhkusega), tuleb töötaja kaardil tööleping peatada (lisada töötasu kokkuleppele lõpukuupäev) ning hiljem töötaja tööle naasedes lisada uus rida uue alguskuupäevaga.

Võib lisada lepingule ka lõpukuupäeva ning töötaja naastes lõpukuupäeva lepingult eemaldada ning lisada lepingu alla uue kuupäevaga töötasu kokkuleppe.

Info

Selle sündmuse liigi abil on võimalik sisestada kalendrisse kõikvõimalikke puudumisi või märkuseid, mis ei mõjuta kuidagi palgaarvestust. Näiteks on puhkuste planeerimisel võimalik kasutada sündmust “Info” ning hiljem, kui on selge, et puhkus ka esmalt määratud ajavahemikus toimub, määrata lihtsalt sündmuse liigiks “Põhipuhkus”.