Töötajad

Töötajate nimekiri on SmartAccountsi palgaarvestuse aluseks. Selleks, et SmartAccountsi palgaarvestus peaks korrektset arvet töötaja puhkusepäevade ning -tasude üle, peavad töötajale olema sisestatud ka “Töötasude” plokis õiged perioodilised tasud, mida konkreetsele isikule makstakse.

Töötaja andmed

Eesnimi. Töötaja eesnimi. Kasutatakse automaatkannetes, maksetes ning TSD koostamisel.

Perekonnanimi. Töötaja perekonnanimi. Kasutatakse automaatkannetes, maksetes ning TSD koostamisel.

Isikukood. Töötaja isikukood. Oluline TSD koostamisel.

Palgapäev. Isiku palgapäev. Palgapäev tohib olla vahemikus 1–28. Välja väärtus on oluline:

• uute töötasude loomisel – palgapäeva alusel määratakse iga väljamakse kuupäev;
• puhkusetasude arvestamisel – selle kuupäeva järgi arvutatakse sissenõutavaks muutunud töötasud.

Aktiivne alates. Kuupäev, millest alates kaasatakse töötaja igakuisesse töötasude arvestusse. Selleks, et tarkvara töötajale aga igakuiseid töötasusid arvestaks on oluline ka töötasude plokk (vt allpool).

Aktiivne kuni. Kuupäev, millest alates töötajat enam töötasude arvestusse ei kaasata.

Objekt. Kui töötaja andmete jaotisesse määratakse objekt, siis valitakse sama objekt automaatselt ka lepingu töötasu kokkulepetele (NB! Kui objekt määratakse töötaja andmete jaotisesse peale lepingu andmete lisamist, tuleb objekt lepingusse väljamaksereale määrata käsitsi). Kui lepingu juures on väljamaksereal objekt, siis jõuab see objekt automaatselt ka palgalehele.

Siseinfo. Väli kõikvõimaliku siseinfo talletamiseks.

Seaded

Arvesta maksuvaba tulu. Kasutatakse töötasude arvestuses. Kui väli on “linnutatud”, arvestatakse tulumaksu summa arvutamisel maksuvaba tulu kalendrikuu kohta. Iga töötajale tehtud väljamakse juures on võimalik kasutatud tulumaksuvaba miinimumi summat ka muuta. Tulumaksuvaba miinimumi arvestuse aluseks on väljamakse kuupäev (mitte töötasu arvestusperiood).

Maksuvaba tulu arvestamisel on 3 võimalust:

✔ Ära arvesta maksuvaba tulu („Arvesta maksuvaba tulu“ linnuke ei ole määratud);

✔ Arvesta maksuvaba tulu käsitsi sisestatud piirmäära alusel („Soovin piirmäära ise seada”). Seda tuleb kasutada juhul, kui töötaja on märkinud avaldusse kindla summa, mille ulatuses ta soovib maksuvaba tulu igakuist arvestamist.

✔ Arvesta maksuvaba tulu maksimaalse võimaliku piirmäära ulatuses. Selle valiku puhul võetakse arvesse töötaja brutotasu ning arvutatakse automaatselt välja brutotasule vastav maksuvaba piirmäär.

Kontrolli sotsiaalmaksu miinimumi igas kuus. Kui see väli on väärtustatud, kontrollitakse töötasude koostamisel, kas selle töötaja kohta tasutakse sotsiaalmaksu vähemalt kuu miinimumi ulatuses.

Ära pea kinni töötuskindlustusmakset. Vastavalt TKindlS § 3 lg 2 ei peeta töötuskindlustusmakset kinni järgmistel isikutel:

• • • füüsilisest isikust ettevõtja;
    • notar, kohtutäitur või muu avalik-õiguslikku ametit pidav sõltumatu isik, samuti vabakutseline loovisik loovisikute ja loomeliitude seaduse § 3 tähenduses, keda käsitatakse maksustamise alal füüsilisest isikust ettevõtjana;
    • juriidilise isiku juhtimis- või kontrollorgani liige, kellele ei laiene töölepingu seadus;
    • Vabariigi President, Riigikogu liige, Vabariigi Valitsuse liige, riigikontrolör, õiguskantsler, kohtunik ja kohaliku omavalitsuse üksuse volikogu liige;
    • isik, kes on jõudnud riikliku pensionikindlustuse seaduse §-s 7 sätestatud vanaduspensioniikka või kellele on määratud riikliku pensionikindlustuse seaduse §-s 9 sätestatud ennetähtaegne või §-s 91 sätestatud paindlik vanaduspension;
    • teenuse osutaja või kauba müüja ettevõtlustulu lihtsustatud maksustamise seaduse tähenduses.

Töövõimetuspensionär. Kas tegemist on töövõimetuspensionäriga.

Pension

Oluline! Kohustusliku kogumispensioni seadete määramiseks soovitame kasutada “Pensionikeskuse automaatpäringut”. Selleks sisesta isikukoodi lahtrisse töötaja isikukood ning vajutage “Kontrolli PK”. Selle peale seatakse töötaja kohustusliku kogumispensioni seaded automaatselt. Nii on tagatud olukord, kus töötasud on korrektselt arvestatud ning väldite muuhulgas näiteks üllatusi TSD üleslaadimisel eMaksuametisse. Nimelt kontrollitakse ka deklaratsiooni üleslaadimisel samuti Pensionikeskuse andmete alusel isikule määratud kogumispensioni sissemakse suurust.

Liitunud kohustusliku kogumispensioniga. Kasutatakse töötasude arvestuses. Kui väli on “linnutatud”, peetakse töötaja palgast (ning teistelt sotsiaalmaksuga maksustatavatelt väljamaksetelt) kinni kogumispensioni makse.

Esitas 2009. a maksete jätkamise avalduse. Kasutatakse töötasude arvestuses. Määrab, kas 2011. aastal palgast kogumispensioniks kinni pidada 1% või 2%.

Suuremad sissemaksed perioodil 2014–2017. Kas isik on esitanud avalduse suuremate sissemaksete tegemiseks aastatel 2014–2017.

Hankija

Hankija. Töötajale panga- ja kassamaksetest töötasu maksmisel kasutatav hankija. Kui hankija on uue töötaja loomisel valimata, luuakse töötaja andmete esmasel salvestamisel samanimeline hankija süsteemi poolt automaatselt.

A1/E101

Oluline! Üldjuhul jääb see väli täitmata. See väli tuleb täita vaid juhul, kui töötajale on väljastatud A1 tõend. Vastav määrang mõjutab nii arvutatud maksumäärasid ning kantakse vastavate väljamaksete puhul ka TSD’le. Näiteks, kui isiku A1 tõend on väljastatud välisriigi poolt, maksustatakse palgatulu Eestis vaid tulumaksuga.

Lepingud

See jaotis on SmartAccountsi palgaarvestuse toimimiseks väga oluline. Siin määratakse töötajale lepingud ning lepingute alla väljamakse liigid (ehk töötasu kokkulepped). Näiteks määratakse selle jaotise kaudu töötajale igakuine töötasu leping ja/või eraldi juhatuse liikme leping. Kui töötaja saab põhipalgale lisaks regulaarselt ka erinevaid lisatasusid (näiteks tulemustasu), tuleks see antud jaotises samuti ära määrata, kuid brutosummaks määrata näiteks “0.00” – sellisel juhul tuuakse see tasuliik koos 0.00 väljamakse summaga iga kuu ka palgalehele ning piisab vaid tulemustasu summa sisestamisest.

Kui antud isik ei saa ettevõttelt regulaarset töötasu, tuleks töötasude plokk tühjaks jätta. Isik kantakse igakuisele palgalehele kuupäeva “Aktiivne alates” alusel ning nendel kuudel, kui isikule tehakse väljamakseid, tuleks see ka käsitsi töötasude lehele määrata. Oluline on seejuures aga märkida, et sel juhul ei peeta aga arvestust töötaja puhkusepäevade saldo üle.

Iga isiku töötasu muutuse kohta tuleks lepingu all samuti luua eraldi väljamakserida. Nii arvutatakse korrektselt kõik töötasude summad ning säilib ka ajalugu töötaja lepingute osas.

Töötamise liik (TÖR). Töötamise liik töötamise registris. Vajalik valida ka selleks, et saaks uue lepingu TÖR-i automaatselt saata.

Lepingu nr. Töölepingu number.

Algus. Töölepingu alguskuupäev.

Lõpp. Töölepingu lõpukuupäev.

Väljamakse liik. Väljamakse liik vastavalt lepingule (näiteks Tööleping, Juhatuse liikme tasu). Vaata ka: SmartAccounts palgaarvestuse väljamaksete liigid

Kirjeldus. Tekst, mis määratakse palgalehtedel töötasu kirjelduseks.

Brutosumma. Töötasu suurus.

Tüüp. Kuus või tunnis. Kui töötaja saab kindlat töötasu igas kuus, siis märgitakse lepingusse kuutasu. Kui töötajal on tunnitasuline arvestus, siis märgitakse töötaja ühe tunni brutotasu. Vaata lisaks ka tunnitasude sisseseadmise kohta

Algus. Töötasu alguskuupäev.

Lõpp. Töötasu lõpukuupäev.

Kulukonto. Millisele kulukontole kantakse vastava tasu netosumma.

Objekt. Objekt, mis määratakse automaatselt ka palgalehele.

Töökoormus. Töötaja töökoormus. Vajalik täita vaid juhul, kui töötaja töötab osakoormusega. Kui rida on tühi, siis eeldatakse täiskoormust. Uue töölepingu puhul saadetakse töökoormuse info koos lepinguga TÖR-i (kui liidestus on aktiivne).

Amet. Vajalik täita, kui soovitakse uute lepingute andmeid saata TÖR-i.

Töökoha aadress. Vajalik täita, kui soovitakse uute lepingute andmeid saata TÖR-i.

Lepingute peatamine ja lõpetamine

Peatamine

Kui töötajaga ajutiselt leping peatatakse, siis selle korrektseks kajastamiseks tuleb lisada lõpukuupäev töötasu kokkuleppele lepingu all (leping ise jääb aktiivseks).

Kui töötaja tööle naaseb, siis lisatakse lepingu alla uus töötasu kokkulepe uue kuupäevaga,

Lepingu peatamiseks võib toimida ka nii, et lisada alguses töölepingule lõpukuupäev ning kui töötaja naaseb, siis lepingu lõpukuupäev eemaldada ning lisada uus töötasu kokkulepe uue alguskuupäevaga.

Lõpetamine

Lepingu lõpetamiseks tuleb lisada lepingule lõpukuupäev. Lepingu lõpukuupäeva lisamine lõpetab automaatselt ka kõik aktiivsed töötasude kokkulepped.

Lepingute info saatmine töötamise registrisse (TÖR-i)

Kui ettevõttel on aktiveeritud liidestus eMTAga (Seaded – Liidetud teenused), siis on vaikimisi aktiivne ka uute lepingute saatmine töötamise registrisse (soovi korral saab seda välja lülitada Seaded – Liidetud teenused lehel).

TÖR-i on hetkel võimalik edastada ainult uusi lepinguid. Töölepingute muutmised ja lõpetamised tuleb teha töötamise registris käsitsi. Kui lisatakse uus töötaja ja talle leping või lisatakse olemasolevale töötajale uus leping, siis andmete salvestamisel kuvatakse teadet selle kohta, kas soovitakse lepingu info TÖR-i saata.

Loe lepingute ja töötamise registri kohta lisaks

Puhkus

Selles jaotises kuvatakse isiku arvestuslik puhkusepäevade saldo ning vastav arvutuskäik.

Puhkusepäevi aastas. Kui mitu puhkusepäeva töötaja iga aasta eest teenib.

Arvutatud puhkusepäevi. Kui mitu puhkusepäeva on summaarselt antud töötajale arvutatud. Numbril vajutades avaneb loetelu, kus näidatakse töötajale arvutataud ning kasutatud puhkusepäevade saldo aastate lõikes. Vajutades lingile “Arvutatud puhkusepäevi”, näidatakse ka tänaseks arvutatud ja kasutamata puhkuspäevade väärtus rahas. Arvutus teostatakse keskmise kalendripäevatasu alusel. Arvesse võetakse palgalehtedel sisalduvad tasud ja mitte töötajakaart. See tähendab, et kui töötaja saab igakuiselt töötajakaardile määratud brutosummast suuremat tasu (tasu on igakuiselt muutuv), siis töötaja keskmise tasu arvestamisel midagi ei kaota, kuna arvutus tehakse reaalsete väljamaksete alusel.

Puhkusepäevade korrigeerimised. Puhkusepäevade korrigeerimisi kasutatakse juhul, kui töötaja puhkusepäevade saldot on vaja käsitsi muuta. Näiteks, kui võtate SmartAccountsi palgaarvestuse kasutusele alates 01.01., kuid enne seda on töötaja juba teeninud põhipuhkust (või kasutanud puhkusepäevi ette ära) – tuleks puhkusepäevade korrigeerimiste alt sisestada 01.01. kuupäeva seisuga töötaja puhkusepäevade saldo.

Kuidas palgaarvestus puhkusepäevade saldot arvestab?

SmartAccounts arvestab puhkusepäevi kalendripäeva täpsusega. See tähendab, et kui aastas on 365 kalendripäeva ning töötaja puhkusepäevade arv on 28, annab iga töötatud kalendripäev töötaja puhkusepäevade saldosse juurde: 28 / 365 = 0,0767 päeva.

Näide:

Oletame, et töötaja tööleping kehtib alates 01.01.2015 ja puhkusepäevade saldot vaadatakse seisuga 31.07.2015.
31.07.2015 on 2015 aasta 212. kalendripäev, seega leitakse puhkusepäevade saldoks 0.0767 x 212 = 16.2604 päeva.

Millised päevad loetakse SmartAccountsis töötatud päevadeks?

SmartAccounts arvestab puhkusepäevi kahel tingimusel:

• töötaja “Aktiivne alates” kuupäevast edasi;
• töötajal on leping, mille kohta arvestatakse puhkusepäevi – perioodiliste töötasude plokis on töötajale lisatud “Tööleping”. Väljamakse summa ei ole seejuures oluline (võib ka olla 0.00).

See tähendab, et kui töötajal ei ole aktiivset lepingut, mis nõuab puhkusepäevade arvestust, siis seda arvestust ka ei peeta. Näiteks, kui isikul on väljamakse liigiks määratud “Juhatuse liikme tasu”, puhkusepäevade üle arvestust ei peeta.

Viimased toimingud

Antud jaotises kuvatakse töötajaga seotud viimased sündmused ning väljamaksed. Mõlemas alamjaotises on lingid vastavatele ekraanidele, millel saab tutvuda sündmuste ning väljamaksetega täpsemalt.