Kasutajad ja õigustesüsteem
Ühel SmartAccountsi loodud ettevõttel võib olla piiramatu arv kasutajagruppe ja igas kasutajagrupis piiramatu arv kasutajaid.
Kasutajagrupid
Kasutajaõigused antakse kasutajatele läbi kasutajagruppide mõiste. Kasutajagrupp on kasutajaõiguste kogum, kuhu võib kuuluda mitu kasutajat. Üks kasutaja võib kuuluda ka mitmesse kasutajagruppi.
Vaikimisi luuakse ettevõtte loomisel 2 süsteemset kasutajagruppi, mis ei ole muudetavad:
- Administraator. Siia gruppi kuuluvatel kasutajatel on kõik õigused ettevõtte haldamiseks ja raamatupidamistoimingute teostamiseks.
NB! Ettevõtte loonud kasutaja lisatakse automaatselt kasutajagruppi “Administraator”. - Tavakasutaja. Kasutajagrupi liikmetel on kõik õigused raamatupidamistoimingute teostamiseks, kuid puuduvad õigused kasutajate haldamiseks ning ettevõtte põhiandmete muutmiseks.
Kasutajagruppe saab juurde luua, kui pakutavad grupid ei vasta ettevõtte vajadustele. Gruppe on võimalik hallata seadete all menüüpunktis ‘Seaded’ – ‘Kasutajad ja grupid’.
Näide erinevate kasutajagruppide loomise vajadusest:
Ettevõttel on 3 müügikohta üle Eesti, igas 2 müüjat. Ettevõte kehtestab müügikohtade kasutajatele tingimused:
- Kasutajad tohivad näha vaid enda kasutajagrupi poolt loodud müügiarveid. Ettevõtte Tallinna esindus tohib näha vaid Tallinna esinduses tehtud müügiarveid;
- Müügimehed saavad lisada müügiarveid.
Ettevõttel tuleks luua 3 kasutajagruppi, millest igaühel on õigused vaid “Arved > Müügiarved” funktsionaalsuse osas. Lisaks tuleks arvete näitamise piirangud seada “Piirangud ja vaikeväärtused” all jaotises “Müügiarved”. Selleks tuleb linnuke määrata valikusse “Piira müügiarveid looja järgi” ning parempoolsesse nimekirja lisada vaid loodud kasutajagrupp.
Ettevõtte raamatupidaja kuuluks antud juhul kasutajagruppi “Administraator” või “Tavakasutaja” ja talle näidatakse kõikide kasutajagruppide müügiarveid.
Kokkuvõtvalt näeks antud ettevõtte kasutajaõiguste skeem välja järgmine:
- Tallinn
Müügimees 1
Müügimees 2 - Tartu
Müügimees 3
Müügimees 4 - Pärnu
Müügimees 5
Müügimees 6 - Administraator
Raamatupidaja
Ettevõtte omanikud
Kasutajad
Kasutajate haldamine toimub menüüs seadete all menüüpunktis ‘Seaded’ – ‘Kasutajad ja grupid’. Sulle kuvatakse nimekiri ettevõttega seotud kasutajatest ja siin on võimalik lisada uus(i) kasutaja(id) (nupp “Lisa uus”).
Uue kasutaja lisamine on lihtne ja koosneb kolmest sammust:
Ettevõtte administraator lisab kasutajaõigused menüüpuntist ‘Seaded > Kasutajad ja grupid’. Märgitud e-posti aadress on ka kasutajatunnuseks.- Sisestatud e-postile saadetakse teavitus uute kasutajaõiguste saamisest.
- Kui SmartAccountsis puudub sellise e-posti aadressiga kasutaja, peab teavituse saaja end registreerima SmartAccountsi kasutajaks. Juhised, kuidas seda teha, on samuti saadetavas e-kirjas.
- Kasutaja logib SmartAccountsi sisse ja kinnitab avalehel saadud õigused.
Õiguste andmisel on oluline sisestatud e-posti aadress. Igal kasutajal võiks olla üks kasutajatunnus (ehk e-posti aadress). Nii väldid tarkvarast tüütuid ja tarbetuid sisse-väljalogimisi.
Loe lisaks
Samm-sammult juhend selle kohta, kuidas anda ettevõtte õigused üle uuele kasutajale